Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

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Questions et réponses sur la facturation électronique

Informations générales sur la e-facturation

Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quels sont les avantages de la e-facture ? Et comment les e-factures remplacent-elles tous les autres formats de factures ?

Sur cette page, nous répondons aux questions fréquemment posées sur les factures électroniques.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Quels sont les avantages de la e-facture ?

Une pdf est-il un e-facture ?

Quelles sont les données d’ une facture électronique ?

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique – ou e-facture en abrégé – est une facture qui se présente sous la forme d’un document électronique structuré. Elle se distingue ainsi d’une facture papier, d’une facture papier scannée ou d’une facture au format PDF. Une e-facture est générée, transmise, reçue et traitée dans un format entièrement électronique.

Le format structuré contient toutes les données de la facture qui étaient auparavant enregistrées dans des factures papier ou des fichiers PDF. La e-facture permet le traitement automatique, électronique et direct des données de la facture sans rupture de média.

En Allemagne, la e-facture est devenue obligatoire pour l’échange de factures avec les clients publics avec l’Ordonnance sur la Facturation Électronique (E-Rechnungsverordnung) 2020. À partir de janvier 2025, cette norme sera également obligatoire dans le secteur B2B (Loi sur les Opportunités de Croissance (Wachstumschancengesetz).

Quels sont les avantages de la e-facture ?

La facture électronique remplace la facture papier et tous les formats de données utilisés auparavant dans le processus de facturation. Elle apporte des avantages significatifs à votre processus financier.

L’échange de e-factures dans un format numérique standardisé permet l’automatisation complète de vos processus et garantit le transfert direct vers les systèmes de traitement.

L’échange électronique de factures entre fournisseurs et clients devient ainsi beaucoup plus efficace. Ce sont surtout les entreprises qui traitent un grand nombre de commandes qui tirent le plus grand avantage de ce service. Elles automatisent leurs processus, créent des documents de facturation conformes à la loi, les traitent de manière transparente et peuvent attendre des paiements immédiats.

Enfin, l’introduction de la facturation électronique permet d’éliminer les coûts engendrés par les factures papier et autres formats de données – les dépenses liées au traitement manuel, mais aussi au papier, à l’envoi postal et au archivage des fichiers.

Une pdf est-il un e-facture ?

Une facture au format PDF n’est pas une facture électronique. Peu importe qu’elle ait été générée directement sous forme de fichier PDF dans un système de facturation ou qu’elle ait été scannée sous forme de facture papier. Bien que la facture sous forme de fichier PDF ait été créée, transmise et reçue sous forme électronique, il ne s’agit que de l’image numérique d’une facture qui ne peut pas être traitée automatiquement ou électroniquement. Cela vaut également pour d’autres formats de fichiers tels que .jpg, .tiff ou .docx.

En termes de traitement, les factures PDF ne diffèrent presque pas des factures papier. Bien qu’elles ne doivent plus être scannées, les données de la facture doivent toujours être transférées au système comptable manuellement ou via d’autres systèmes.

Les factures PDF ne sont donc pas conformes à la directive européene sur les e-factures.

Quelles sont les données d’ une facture électronique ?

D’une part, une e-facture reprend les données obligatoires des factures papier :

  • numéro de la facture
  • conditions de paiement
  • coordonnées bancaires
  • numéro de TVA intracommunautaire

D’autre part, les e-factures requièrent une « adresse électronique » pour l’émetteur et le destinataire de la facture. Ces informations permettent d’identifier clairement l’expéditeur et le destinataire et doivent être conformes au système d’adresses électroniques (EAS) réglementé par l’UE.

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Médias et editions

Médias et editions

La facturation automatique résout aux défis de l’industrie des médias et editions

Médias dans la transformation numérique

Depuis de nombreuses années, la numérisation domine les processus commerciaux dans l’industrie des médias et de l’édition.

De nouveaux domaines commerciaux apparaissent, la concurrence entre les entreprises des médias traditionnelles et les éditeurs exclusivement numériques est en constante augmentation et les services convergent.

Les entreprises de médias n’offrent plus seulement du contenu et des espaces publicitaires, mais aussi leurs propres solutions technologiques.

Facturation automatisée pour un avantage concurrentiel

Les logiciels d’automatisation des processus financiers, tels que ceux de JustOn, permettent aux fournisseurs de médias de monétiser tous les aspects de leur commerce.

La gestion des annonces pour l’industrie de la publicité et les abonnements pour leurs lecteurs et utilisateurs peuvent être facturés dans un seul système.

Cela commence par la mappage du modèle de contrat, se poursuit par la facturation automatique et la relance, jusqu’au rapprochement des paiements entrants avec les factures ouvertes et le transfert des données vers les systèmes de comptabilité.

Défis particuliers pour les médias et éditions

Les entreprises de médias et éditions sont confrontées à ces défis, parmi d’autres, lorsqu’elles facturent leurs services :

  • Génération automatique d’un grand nombre de factures sortantes
  • Ventes, fidélisation et gestion des clients
  • Segmentation en clients B2B et B2C
  • Combinaison de l’activité d’abonnement avec d’autres secteurs de commerce
  • Complexité des ordres de publicité
  • Exploitation de places de marché numériques
  • Facturation de milliards de clics

JustOn offre des solutions pour des médias et editions

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Automatiser la facturation

Automatiser la facturation: Configurez tous les modèles d'affaire. Le logiciel récupère toutes les données et génére les factures.
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Conformité aux GoB et GoBD

JustOn donne aux entreprises l'assurance de respecter la conformité aux GoB et GOBD dans le processus de facturation automatique.
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Facturation récurrente

La facturation récurrente est un point fort de JustOn. Des factures récurrentes sont générées sur la base d'abonnements ou de souscriptions.
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Gestion des factures

Gestion des factures: JustOn gère le processus de facturation. La solution prepare les données, génère, distribue et archive vos factures.
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Paiement par prélèvement SEPA

Le paiement par prélèvement SEPA garantit aux entreprises un prélèvement récurrent, rapide et sécurisé des créances.
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Paiements récurrents

Les paiements récurrents pour les abonnements et les souscriptions assurent des revenus réguliers et améliorent les relations clients.
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Rapprochement automatique des paiements

Rapprochement automatique des paiements – JustOn Cash Management automatise le rapprochement des paiements avec les factures dans Salesforce.
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Revenu mensuel récurrent

Revenu mensuel récurrent – Monthly Recurring Revenue (MRR) est l'indicateur clé dans le secteurr des abonnements.
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Services bancaires automatiques

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Logiciel en tant que service

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La facturation électronique, c’est plus de croissance

Le modèle commercial de l’avenir

Le logiciel en tant que service (SaaS) est une industrie grandissante et l’un des principaux secteurs commerciaux de l’avenir.

Le SaaS, en tant que domaine de l’informatique en nuage, est un modèle de distribution par lequel vous offrez un logiciel en tant que service.

Le succès durable de ce modèle commercial dépend de l’effort administratif et donc de la automatisation des processus.

Automatisation de la facturation

L’automatisation de la facturation, la gestion des factures et la comptabilité client est particulièrement adaptée au SaaS.

De cette manière, les fournisseurs de SaaS peuvent économiser beaucoup de temps et d’argent, puis utiliser ces ressources pour développer leurs services.

Défis particuliers pour SaaS

Les fournisseurs de logiciels en tant que service sont confrontés à ces défis, entre autres, pour la facturation de leurs services :

  • Génération automatique d’un grand nombre de factures sortantes
  • Réproduction de modèles commerciaux complexes et flexibilité dans la personnalisation
  • Facturation des licences récurrentes, des produits et services ponctuels ainsi que des données basées sur la consommation
  • Prise en charge de plusieurs méthodes de paiement
  • Facturation conformément à la réglementation fiscale mondiale

JustOn offre des fonctions pour SaaS

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Analyse et rapports

JustOn propose un système flexible d’analyse des données et des rapports : Visibilité accrue sur vos performances grâce à des indicateurs clés.
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Automatiser la facturation

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Facturation récurrente

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Gestion des factures

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Paiement par prestataire de paiement

JustOn offre l'intégration avec les prestataire de paiement Mollie et Adyen, par lesquels vos clients effectuent directement leurs paiements.
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Paiements récurrents

Les paiements récurrents pour les abonnements et les souscriptions assurent des revenus réguliers et améliorent les relations clients.
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Technologies de l’immobilier

Technologies de l’immobilier

La facturation automatique comme base d’un succès à long terme

Le fer de lance du secteur immobilier

Dans le secteur de l’immobilier – les services immobiliers – les domaines de travail sont de plus en plus numérisés.

L’utilisation de nouvelles technologies (les proptech) permet d’automatiser des domaines traditionnels de l’industrie  immobilière ou d’offrir de nouveaux produits et services.

La transformation numérique est considérée comme une garantie pour l’avenir des services immobiliers traditionnels, car l’automatisation des processus clés minimise les coûts administratifs et l’activité principale peut être développée et optimisée grâce aux ressources gagnées.

Les technologies de l’immobilier

Les technologies immobilières – ou PropTechs en abrégé – représentent l’avenir numérique du secteur de l’immobilier. Elles apportent des produits et des services innovants sur le marché.

En utilisant les technologies de l’information et de la communication, elles optimisent les domaines traditionnels de l’industrie immobilière ou développent des modèles commerciaux innovants dans de nouveaux domaines.

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Gestion des bureaux et des facilités

La gestion des bureaux et des installations est un marché spécialisé dans le domaine des technologies immobilières, qui s’est développé en une industrie forte et indépendante au cours des dernières décennies.

La gamme d’offre du secteur comprend désormais non seulement la gestion des installations, le nettoyage et la gestion des propriétés, mais aussi une grande variété d’autres services autour des bâtiments et des bureaux. Il s’agit, par exemple, des services de sécurité, des livraisons de café ou de la location de plantes d’intérieur.

La gestion des technologies intelligentes deviendra bientôt un secteur clé de ce secteur.

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Domaines d’application

  • Courtage immobilier et marketing
  • Financement et investissements
  • Gestion immobilière, nettoyage et administration
  • Livraison de matériel de bureau
  • Offre de technologies de construction innovantes
  • Développement de projets de construction
  • Bâtiment et maison intelligents
  • Mobilité dans le secteur immobilier

Facturation automatisée

Si les prop techs veulent exploiter pleinement le potentiel de ces domaines clés, elles doivent réduire considérablement l’effort administrative.

Cela peut être réalisé par l’automatisation des processus complexes tels que la facturation, la relance et la comptabilité.

L’intégration directe des systèmes de collecte de données avec des solutions de facturation hautement spécialisées est particulièrement recommandée dans le domaine des technologies du bâtiment intelligent.

Défis pour PropTechs

Les fournisseurs de technologies immobilières sont confrontés aux défis spécifiques suivants lorsqu’ils automatisent leurs processus financiers :

  • Génération automatique d’un grand nombre de factures sortantes
  • Monétisation de modèles commerciaux complexes et individuels basés sur des abonnements, des paiements uniques, des commissions et des remises
  • Facturation conforme aux règles fiscales dans le monde entier
  • Enregistrement, traitement et facturation des données de consommation
  • Transparence de la facturation – facturation informative
  • Flexibilité de la tarification

JustOn fournit des solutions pour Proptech

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Analyse et rapports

JustOn propose un système flexible d’analyse des données et des rapports : Visibilité accrue sur vos performances grâce à des indicateurs clés.
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Comptabilité client

Idéal pour la comptabilité client: Integration avec fournisseurs de paiements, banques, enregistrements paiements, transfer des données.
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Gestion des factures

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Paiement par prélèvement SEPA

Le paiement par prélèvement SEPA garantit aux entreprises un prélèvement récurrent, rapide et sécurisé des créances.
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Services professionnels

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Automatisation des processus financiers pour plus de concentration sur l’activité principale

La numérisation renforce les services à forte intensité de connaissances (SFIC)

Les services professionnels – en tant que fournisseurs de services à forte intensité de connaissances et de services de conseil – font partie d’un secteur en pleine croissance.

La spécificité de ce segment réside dans le fait que ses experts se concentrent sur leurs tâches spécialisées.

Et c’est là que la numérisation peut faire la différence.

Multiples domaines d’application

L’industrie se caractérise par une grande variété de domaines d’application. Il s’agit notamment des domaines suivants

  • Conseil en gestion
  • Conseil en ressources humaines
  • Bureaux d’études
  • Cabinets d’avocats
  • Auditeurs financiers
  • Agences de publicité et de marketing
  • Fournisseurs de solutions logicielles

Défis pour les fournisseurs de services professionnels

Dans le domaine des services professionnels en particulier, il est essentiel de réduire au minimum le travail administratif.

C’est la seule possibilité pour les experts de se concentrer sur leurs compétences essentielles : la connaissance et le conseil.

Pour y parvenir, les fournisseurs ont besoin de processus numérisés et donc automatisés pour la gestion des clients, des projets, de la facturation et de la comptabilité.

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Comptabilité client

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Intégration en DATEV

Grâce à l'intégration en DATEV, les données comptables sont envoyées directement de Salesforce vers le système de DATEV et le conseil fiscal.
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Rapprochement automatique des paiements

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Renseignement de solvabilité SCHUFA

Utilisez notre logiciel pour obtenir des renseignements de solvabilité SCHUFA de vos clients potentiels et existants dans Salesforce.
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Paiement par prestataire de paiement

Paiement par prestataire de paiement

Prestataire de services de paiement intégré pour les paiements directs en ligne

Avantages des prestataires de paiement

Un prestataire de services de paiement (PSP) – également connu sous le nom de fournisseur de paiement – est un prestataire de services qui offre aux entreprises l’intégration technique de différents modes de paiement.

Les PSP automatisent les paiements en ligne et constituent donc une base importante pour les ventes en ligne. Ils facilitent la vente de produits et de services aux entreprises, car eux peuvent offrir à leurs clients plusieurs modes de paiement par un seul partenaire contractuel.

Paiements en ligne possibles via des prestataire de services de paiement

Les prestataires de services de paiement permettent aux entreprises d’offrir à leurs clients des méthodes de paiement courantes, telles que le paiement par :

  • PayPal
  • Apple Pay
  • Klarna
  • Carte (Visa, MasterCard, EC etc.)
  • Prélèvement SEPA

L’usage d’un prestataire de services de paiement permet de ganger du temps et de l’argent, tout en garantissant la sécurité des entreprises et de leurs clients.

Connexion direct au prestataire de paiement Mollie

JustOn propose donc aux entreprises des intégrations à des fournisseurs de paiement populaires et sécurisés : JustOn propose donc aux entreprises une intégration au fournisseur de paiement sécurisé Mollie, qui permet d’effectuer les paiements en ligne susmentionnés et de nombreux autres modes de paiement.

Notre produit JustOn Cash Management intègre ce prestataire de paiement dans votre organisation Salesforce afin d’échanger des données de paiement. Vos clients peuvent ainsi régler leurs achats de produits ou de services à l’aide d’une page de paiement.

Pour en savoir plus sur les détails techniques et les exigences, consultez notre documentation technique.

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Paiement par prélèvement SEPA

Paiement par prélèvement SEPA

Prélèvement SEPA pour les paiements récurrents

Déclencher des prélèvements SEPA

Pour régler efficacement les paiements récurrents, il est utile pour les entreprises et les clients d’utiliser le paiement par prélèvement SEPA.

Un mandat de prélèvement SEPA permet au bénéficiaire de débiter le montant convenu contractuellement du compte du payeur par prélèvement automatique. En même temps, la banque du payeur est autorisée à payer le montant.

Importation et vérification des mandats de prélèvement SEPA

JustOn permet d’importer rapidement et facilement les mandats de prélèvement SEPA de vos clients.

Notre logiciel valide le format et la structure des codes lBAN et BIC et enregistre le mandat ainsi que les coordonnées bancaires sur le compte du client. Ces informations sont liées aux créances. Si des paiements sont dus, ils peuvent désormais être déclencher confortablement et directement par les prélèvements SEPA.

Si le client dispose déjà d’un mandat de prélèvement SEPA, celui-ci est également visible avec toutes les informations sur le compte du client.

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XRechnung et ZUGFeRD

XRechnung et ZUGFeRD

Normes de facturation électronique

Normes de facturation électronique conformes à la loi en Allemagne et Europe

Depuis novembre 2020, le règlement sur la facturation électronique est entré en vigueur. Il définit les normes de facturation électronique pour l’administration publique en Allemagne et en Europe. Les normes XRechnung et ZUGFeRD ont été définis comme étant conformes à la loi.

JustOn Billing & Invoice Management permet aux entreprises allemandes et européennes de créer leurs factures conformément à ces normes de facturation électronique et de les envoyer à leurs partenaires du secteur public.

XRechnung et ZUGFeRD

La XRechnung est la première norme de facturation électronique. Elle est basée sur un modèle de données XML et a été développée spécialement pour l’échange de factures électroniques avec l’administration publique. La norme vise à uniformiser les formats de factures à l’échelle nationale et à améliorer la sécurité.

La norme de facturation ZUGFeRD est conforme à la norme XRechnung et peut donc également être utilisé pour la facturation avec l’administration publique.

Plus d’efficacité grâce à l’échange électronique des factures

Ce sont surtout les entreprises qui traitent de nombreux contrats publics qui bénéficient de ce fonction, qui garantit la conformité légale, un traitement sans faille et des paiements immédiats.

L’échange électronique de factures entre les entreprises et l’ administration publique devient ainsi beaucoup plus efficace.

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