Automatische Vorkontierung

Vorkontierung ist ein wesentlicher Schritt der vorbereitenden Buchhaltung. Erfahren Sie auf dieser Seite, wie JustOn Billing & Invoice Management die Vorkontierung in Ihrem Abrechnungsprozess automatisiert.

Welche Daten enthält die Vorkontierung?

Die in der Vorkontierung generierten Buchungsvorschläge enthalten typischerweise:

Grunddaten

• Buchungsdatum
• Belegname
• Belegnummer

Zuordnung zu Konten

• Sollkonto
• Habenkonto
• Kontenbezeichnungen
• Sachkontennummern
• Debitoren und Kreditoren

Beträge

• Buchungsbetrag
• Steuerbetrag
• Steuersatz

Steuer- und Zusatzdaten

• Steuerschlüssel
• Kostenstelle oder Kostenträger
• Währung
• Zuordnungsregeln

Die Automatisierung erleichtert nicht nur den Export, sondern auch die Weiterverarbeitung der Buchungsdaten erheblich, da sie bereits eindeutig zugewiesen sind.

Wie erledigt JustOn die Vorkontierung?

In der automatisierten Abrechnung von JustOn Billing & Invoice Management ist die Vorkontierung bereits enthalten. Sobald eine Rechnung finalisiert wird, ordnet das System automatisch:

• Erlöse den passenden Sachkonten zu
• Steuern den richtigen Steuerkonten
• Abgrenzungen und nicht fakturierte Leistungen den entsprechenden Konten

Die vorbereiteten Buchungsdaten liegen als fertige Buchungsvorschläge vor – direkt übernehmbar in die Buchhaltung oder exportierbar. Manuelle Vorarbeit entfällt, Fehlerquellen werden minimiert.

Mit JustOn Billing & Invoice Management lassen sich Buchhaltungsdaten für Umsätze und Steuern erfassen:

• aus abgeschlossenen Rechnungen
• für eingegangene oder geleistete Zahlungen aus den entsprechenden Saldenaufzeichnungen sowie
• für noch nicht in Rechnung gestellte Umsätze aus Subscriptions (Abonnements)

Vorkontierung ganz konkret

Zuordnung zu Sachkonten (G/L‑Accounts)

JustOn ordnet bestimmte Erlös‑ oder Umsatzpositionen direkt passenden Sachkonten (G/L Accounts) zu.
Dies funktioniert über sogenannte G/L Account Assignment Rules. Diese Regeln basieren z. B. auf Produktgruppen, Geschäftseinheiten oder Preisen und bestimmen, welche Kontonummer (Sachkonto) für welche Rechnungsposition genutzt wird.

Unterstützung von Steuerkonten und Erlöskonten

JustOn Billing & Invoice Management unterstützt Steuer- und Erlöskonten. Erlöskonten erfassen Einnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen und in Steuerkonten wird die darauf anfallende Steuer strukturiert (z.B. 7% oder 19%, Inland oder Ausland) und verbucht. In JustOn Billing & Invoice Management lassen sich vorkonfigurieren:

• Steuerkonten für z.B. Umsatzsteuer, Erlöse oder Abgrenzungen
• Debitoren‑ oder Kreditorenkonten,
• Unbilled Revenue Accounts (Rechnungen, die noch nicht fakturiert sind)

Dies bedeutet: Steuern, Erlöse und selbst noch nicht fakturierte Leistungen werden bereits beim Buchungsvorschlag an bestimmte Konten gebucht und sind damit ideal für den Transfer in ein Buchungssystem vorbereitet.

Automatisches Erzeugen von Buchungsdetails

Beim Finalisieren von Rechnungen, E-Rechnungen und Gutschriften erzeugt JustOn automatisch:

• Buchungsdetails für Erlöse
• Buchungsdetails für Steuern
• Vorschläge für Abgrenzungskonten,
• Salden und Zahlungsbuchungsdaten

Diese Daten entsprechen den vorbereiteten Kontierungsinformationen, die man in der klassischen Buchhaltung von der Vorkontierung erwartet.

Welche Funktion löst welche Herausforderung?

Vorteile automatischer Vorkontierung

Die automatische Vorbereitung der Buchungsdaten der  bietet Unternehmen entscheidende Vorteile:

Automatisierung der Prozesse: Keine manuelle Kontierung mehr nötig

Reduktion von Fehlern: Konten und Steuern werden konsistent zugeordnet

Schnell und einfach: Buchungsdaten werden direkt in die Buchhaltung übernommen

Mit JustOn sparen Unternehmen Zeit und Aufwand, während gleichzeitig die Buchhaltungsqualität steigt.

Vorbereitende Buchhaltung automatisieren

Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Teil der Abrechnung. Welche Funktionen Ihnen JustOn Billing & Invoice Management bietet, um die Erstellung von Buchungsdaten automatisch zu erledigen, erfahren Sie auf dieser Seite.

Digitaler Workflow: Von Rechnung bis Buchungssatz

JustOn Billing & Invoice Management digitalisiert den gesamten Ablauf von der Rechnungserstellung bis zur Vorkontierung. Ganz konkret übernimmt unsere Lösung bereits diese Anforderungen Ihrer Finanzbuchhaltung:

Ergebnis: Beim Finalisieren der Rechnungen liegen bereits buchungsfähige Kontierungsdaten vor – ohne manuelle Vorarbeit. Fehler durch manuelle Belegerfassung, Vorkontierung und Übertragung in ein Buchhaltungssystem entfallen.

GoBD-Konformität durch Automatisierung

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bevorzugen systemgenerierte, vorkontierte Buchungsvorschläge, weil sie in der Praxis transparenter, konsistenter, vollständiger und prüfbarer sind als manuell erstellte Buchungen.

Das hängt direkt mit den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) und der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zusammen.

In der Praxis kontrollieren Wirtschaftsprüfer heute häufig nicht mehr einzelne Buchungen, sondern die Systemlogik der vorbereitenden Buchhaltung. Wenn die Regel korrekt ist, gelten tausende Buchungen automatisch als plausibel.

Vorteile automatisierter vorbereitender Buchhaltung

Weniger menschliche Fehler

Manuelle Buchungen führen häufig zu falschen Konten oder Steuerschlüsseln, vergessenen Buchungen oder uneinheitlicher Vorkontierung. JustOn Billing & Invoice Management arbeitet dagegen mit festen Regeln. Das sorgt für konsistente Vorkontierung über alle Rechnungen hinweg.

Bessere Nachvollziehbarkeit

JustOn Billing & Invoice Management protokolliert, wann der Beleg erstellt wurde, welche Regel zur Vorkontierung geführt hat, ob und wann von wem Änderungen vorgenommen wurden. Die Eindeutigkeit in der Wahl des Buchungskontos und die lückenlose Historie sind das, was die GoBD und Wirtschaftsprüfer fordern.

Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle

In unserer Software werden die Rechnungen automatisch generiert und direkt mit Buchungsvorschlägen versehen. Diese durchgängige Prozesskette reduziert das Risiko, dass Rechnungen gar nicht verbucht oder gar Umsätze vergessen werden.

Standardisierte Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung

JustOn Billing & Invoice Management exportiert die Buchungsvorschläge über den JustOn Connector for DATEV direkt an die DATEV und über Integrationen zu SAP und anderen Finanzbuchhaltungssystemen. Diese Buchungsvorschläge enthalten bereits alle Details, die in der Betriebsprüfung verlangt werden.

Skalierbarkeit und interne Kontrolle

Gerade in Unternehmen, die mit Subscription-Modellen arbeiten und sehr viele Rechnungen stellen, wäre die manuelle Buchung extrem fehleranfällig und praktisch kaum noch prüfbar. Das automatische Generieren von Buchungsvorschlägen schafft Kontrolle über die Prozesse.