Wie ein international tätiges Medienunternehmen seine Abrechnung mit JustOn automatisiert
Kunde und Geschäftsmodell
Unser Kunde – ein international tätiges Medienunternehmen – automatisiert seine Abrechnung über Software von JustOn. Die Verlagsgruppe betreibt mehrere journalistische Marken, von reichweitenstarken Publikumstiteln bis hin zu spezialisierten B2B-Fachzeitschriften. Die Produkte erscheinen sowohl als gedruckte Print-Ausgaben als auch als digitale Angebote auf eigenen Portalen und in App-Stores.
Das Geschäftsmodell der Verlagsgruppe ruht auf drei Säulen:
- klassische und digitale Abonnements für Leserinnen und Leser
- Werbevermarktung und Anzeigenplatzierungen
- nutzungsbasierte Einzelzugriffe auf Premium-Inhalte
Ziele des Projekts
Das Medienunternehmen kam mit der Herausforderung auf JustOn zu, seine gesamte Abrechnung zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Ziel war es, bestehende manuelle Abläufe zu reduzieren, Prozesse zu vereinfachen und eine skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum zu schaffen.
Die zentralen Anforderungen bestanden darin:
- bislang manuell ausgeführte Prozesse zu reduzieren, Abläufe zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen
- Abrechnungsprozesse direkt innerhalb des bereits genutzten Salesforce CRM abzubilden, um Kundenmanagement und Abrechnung miteinander zu verbinden
- Medienbrüche durch die Zusammenführung unterschiedlicher Systeme auf einer zentralen Plattform zu vermeiden
- sichere und komfortable Zahlungsmöglichkeiten für Werbetreibende und Abonnenten bereitzustellen
- Reports und Auswertungen zu nutzen, um relevante KPIs zu überwachen und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen
- die Möglichkeit zu schaffen, neue Marken und Produkte durch moderne und skalierbare Abrechnungsprozesse schneller einzuführen
Kern des Projekts war die Verbindung des bestehenden Salesforce-Kundenmanagements mit den JustOn-Produkten sowie die Überführung der Abrechnungsprozesse aus mehreren Systemen auf eine Plattform.
Die Herausforderung: Skalierbare Abrechnung im wachsenden Medienunternehmen
Über Jahre bewältigte die Verlagsgruppe ihre Abrechnungsprozesse mit einer Kombination aus Eigenentwicklungen, Excel-Tabellen und einem ERP-System.
Dieses Vorgehen stieß mit zunehmendem Wachstum, vor allem durch den starken Anstieg digitaler Abonnements, an deutliche Grenzen.
Manuelle Verwaltung komplexer Abrechnungsmodelle
Die Vielfalt der Abrechnungsmodelle war das zentrale Problem: Monatliche und jährliche Print- und Digital-Abos, kombinierte Print-Digital-Bundles, nutzungsbasierte Artikel-Credits und kampagnenbasierte Werbebuchungen mussten gleichzeitig abgerechnet werden. Jede Produktlinie hatte eigene Rabattstrukturen, Laufzeiten und Stornobedingungen. Die Zusammenführung dieser Daten aus verschiedenen Quellsystemen erforderte erhebliche manuelle Aufwände im Finanzteam.
Fehlerhafter und verzögerter Rechnungsversand
Da Abrechnungsdaten aus dem Anzeigen-Buchungssystem, dem Abonnementverwaltungstool und dem CRM manuell zusammengeführt werden mussten, schlichen sich regelmässig Fehler ein: doppelte Rechnungen, falsch berechnete Mehrwertsteuersätze bei internationalen Kunden oder verspätet versendete Mahnungen. Die monatliche Abrechnungsperiode beanspruchte das Team durchschnittlich acht Arbeitstage.
Fehlende Skalierbarkeit und Transparenz
Mit dem Launch neuer digitaler Produkte und der Expansion in drei weitere europäische Märkte wurde klar: Das bestehende System war weder skalierbar noch revisionssicher. Echtzeitübersichten über offene Forderungen, monatlich wiederkehrende Umsätze (MRR) und Churn-Raten fehlten vollständig. Entscheidungen mussten auf Basis veralteter Reportings getroffen werden.
Die Lösung: JustOn Billing & Invoice Management und JustOn Cash Management
Nach einer intensiven Evaluationsphase entschied sich die Verlagsgruppe für unsere Lösungen JustOn Billing & Invoice Management und JustOn Cash Management, um den Order-to-Cash-Prozesses vollständig zu automatisieren.
Ausschlaggebend für diese Entscheidung war die 100-prozentige Integration in Salesforce und damit die Möglichkeit, alle relevanten Preismodelle, Verträge und Konditionen abzubilden, diese Daten in einem einzigen System zu verwalten und alle Abrechnungsprozesse flexibel skalieren zu können.
1) Nahtlose Integration in Salesforce & die Salesforce Media Cloud
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- ✓ Integration der JustOn-Produkte in die bestehende Salesforce-Umgebung
- ✓ Ergänzung durch die Salesforce Media Cloud für die spezifischen Anforderungen des Anzeigenverkaufs
- ✓ Verfügbarkeit sämtlicher für Abrechnung benötigter Stammdaten zentral in einem System
Da das Vertriebsteam bereits mit Salesforce CRM arbeitete, boten sich die Salesforce Media Cloud und die Abrechnungslösungen von JustOn als konsequente Erweiterung und stabile Basis an.
2) Automatisierung aller Abrechnungsprozesse
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- ✓ Abbildung von Verträgen, Laufzeiten und Konditionen als Grundlage der Abrechnung
- ✓ Erstellung und Versand von Rechnungen, E-Rechnungen, Stornorechnungen, Korrekturen und Gutschriften
- ✓ Abrechnung von Abonnements im B2C-Bereich
- ✓ Abrechnung von Verbrauchsdaten im B2B- und B2C-Bereich
- ✓ volumen- oder transaktionsbasierte Abrechnung von Werbeanzeigen
- ✓ Erstellen mehrsprachiger Rechnungsvorlagen
- ✓ Automatische Anpassung der Besteuerung im internationalen Handel
Im System des Medienunternehmens wurde unsere Abrechnungssoftware JustOn Billing & Invoice Management implementiert, über die die Verlagsgruppe ihr komplexes Preismodell gut abbilden und abrechnen kann. Die Automatisierung erleichtert die Rechnungslegung, reduziert Fehlerquellen und Medienbrüche. Durch die sichere und transparente Rechnungsstellung und die Vielfalt der Zahlungsmöglichkeiten wurde außerdem die Kundenzufriedenheit deutlich erhöht.
3) Steuerkonformität und E-Invoicing weltweit
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- ✓ steuerkonformes E-Invoicing in mehr als 60 Ländern
- ✓ automatische Prüfung und Anwendung länderspezifischer MwSt.-Sätze
- ✓ Validierung von Umsatzsteuer-IDs über das europäische MIAS-System
Mit der Expansion in mehrere EU-Märkte war eine zuverlässige Handhabung unterschiedlicher Steuersätze und Rechnungsformate zwingend erforderlich. Die Verlagsgruppe hat seit der Einführung unserer Software zwei neue digitale Produkte gelauncht und ihr Portfolio auf drei weiteren europäischen Märkten ausgerollt. Ganz konkret helfen die folgenden Funktionen.
4) Flexible Zahlungsmöglichkeiten
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- ✓ Kreditkartenzahlung
- ✓ SEPA-Lastschrifteinzug
- ✓ verschiedene Payment Provider
Für eine einfache und komfortable Zahlungsabwicklung bietet das Medienunternehmen über JustOn Cash Management nun verschiedene Zahlungsarten an. So wird der Bezahlprozess für Abonnenten und Anzeigenkunden vereinfacht.
5) Automatischer Mahnprozess und Zahlungsabgleich
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- ✓ Erstellung und Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen auf Basis definierter Mahnläufe und Eskalationsstufen
- ✓ Nutzung individueller Vorlagen für Zahlungserinnerungen und Mahnungen in mehreren Sprachen
- ✓ Automatischer Abgleich von eingehenden Zahlungen mit offenen Rechnungen
- ✓ Automatische Erstellung von Buchhungsvorschlägen zur weiteren Verarbeitung in der Buchhaltung
Durch die Implementierung von JustOn Cash Management können Forderungen ideal verwaltet und schneller bearbeitet werden. Dadurch lassen sich ausstehende Zahlungen strukturiert verfolgen und Mahnprozesse professionell steuern. Das Ergebnis ist eine höhere Transparenz über offene Posten, eine verbesserte Liquidität sowie ein effizienterer Ablauf im gesamten Forderungsmanagement. Die nahtlose Übergabe an das ERP-System der Verlagsgruppe schließt den gesamten Prozess.
6) Konfiguration von Reports und Analysen
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- ✓ Erstellen individueller Berichte für detaillierte Auswertung der abrechnungsrelevanten KPIs wie Umsatz, Cash Flow und MRR
- ✓ KI-basierte Auswertung des Zahlungsverhaltens von Kunden und Bereitstellen strategischer Handlungsempfehlungen durch das Add-On JustOn Billing Intelligence
Über umfassende Analysefunktionen erhält das Unternehmen einen umfassenden Überblick über wichtige Kennzahlen und kann Entwicklungen gezielt analysieren. Die Implementierung des KI-Agenten JustOn Billing Intelligence erlaubt die Analyse des Zahlungsverhaltens und unterstützt das Unternehmen, Zahlungsausfälle frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln.
Vorteile automatischer Abrechnung für Medienunternehmen
Mit der Erweiterung von Salesforce CRM um JustOn Billing & Invoice Management und JustOn Cash Management wurden zentrale Geschäfts- und Abrechnungsprozesse auf einer Plattform digitalisiert und automatisiert. Dadurch profitiert das Medienunternehmen von mehr Effizienz, hoher Flexibilität und einem verbesserten Kundenerlebnis.
Effiziente Abläufe
Die Verbindung und durchgehende Automatisierung von Kundenmanagement und Abrechnung reduziert manuelle Aufwände, beschleunigt Prozesse und gibt Zeit für Kernprozesse und die Weiterentwicklung des Unternehmens.
Flexible Skalierbarkeit
Das skalierbare System passt sich neuen Anforderungen und Geschäftsmodellen flexibel an. So können Veränderungen im Portfolio der Verlagsgruppe schnell umgesetzt und Wachstum optimal unterstützt werden.
Transparente Analysen
Mit den JustOn-Dashboards in Salesforce hat das Management Echtzeitzugriff auf wichtige Finanzkennzahlen, wie MRR, ARR, Churn-Rate, offene Forderungen und eingegangene Zahlungen – aufgeschlüsselt nach Marken, Produkten und Kundensegmenten.
Fazit – Warum JustOn?
Mit der Implementierung von JustOn Billing & Invoice Management und JustOn Cash Management wurden die Grundlagen geschaffen, um die komplexen Abrechnungsmodelle der Verlagsgruppe direkt auf der Salesforce-Plattform abzubilden und die zentralen Finanzprozesse durchgängig zu automatisieren – von der Rechnungserstellung über das Mahnwesen bis hin zur vorbereitenden Buchhaltung.
Die geschaffene Lösung bietet dem Medienunternehmen eine flexible und skalierbare Basis für weiteres Wachstum. Neue Produkte, Geschäftsmodelle und die Erschließung zusätzlicher Märkte können effizient umgesetzt werden und automatisierte Prozesse sichern Weiterentwicklung des Unternehmens.
Diese Medienunternehmen schreiben Erfolgsgeschichten mit JustOn
Facelift rechnet seit 2013 erfolgreich mit JustOn ab
Seit 2013 nutzt Facelift – ein führender Anbieter für Social-Media-Marketing erfolgreich JustOn, um alle Vertrags-, Rechnungs- und Mahnprozesse abzuwickeln. Mit JustOn Billing & Invoice Management hat Facelift eine Lösung gefunden, eine skalierbare Lösung gefunden, die das Wachstum bestmöglich unterstützt.
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Brunswick News – kanadisches Medienunternehmen rechnet Marktplatzszenario ab
Das kanadische Medienunternehmen Brunswick News entschied sich für JustOn Billing & Invoice Management, um ein komplexes Marktplatzszenario abbilden und abrechnen zu können. Eine besondere Herausforderung stellte die komplexen Steuerberechnung dar.
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