E-Rechnungspflicht – Gesetze und Verordnungen

E-Rechnungsverordnung und Wachstumschancengesetz

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Gesetzliche Basis der E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Diese Seite fasst für Sie die gesetzlichen Grundlagen zusammen.

Was legt die E-Rechnungsverordnung fest?

Europäische Richtlinien für E-Rechnungsformate

Wachstumschancengesetz verpflichtet zur E-Rechnung

Welche Übergangsregeln gelten im Austausch von E-Rechnungen?

Welche Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht?

Wie schaffen Unternehmen die Voraussetzung für den Austausch von E-Rechnungen?

Was legt die E-Rechnungsverordnung fest?

Im November 2020 wurde die E-Rechnungsverordnung und Deutschland und Europa verabschiedet. Dieses Gesetz verpflichtet öffentliche Einrichtungen in der Europäischen Union, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten.

E-Rechnungen basieren im Gegensatz zu Papierrechnungen auf einem reinen standardisierten semantischen Datenmodell. Die E-Rechnungsordnung erklärt die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD zu zugelassenen Standards für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und Europa erklärt.

Mit der E-Rechnungsverordnung wurde die E-Rechnung deutschlandweit zur Pflicht im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Laut Wachstumschancengesetz wird dieser Standard ab 1. Januar 2025 auch im Bereich B2B verpflichtend sein.

E-Rechnungsverordnung

Europäische Richtlinien für E-Rechnungsformate

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt und verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber in Europa, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Auf dieser Richtlinie basiert die Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931, die europaweit die Verwendung des Datenformats XML für E-Rechnungen festlegt. Anhand dieser Norm kann jedes EU-Mitglied eine eigene Spezifikation erarbeiten.

In Deutschland wurden die beiden Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) als Standard definiert. Frankreich und Deutschland entwickelten das mit dem Format ZUGFeRD identische Format Factur-X.

Richtlinie 2014/55/EU

Wachstumschancengesetz verpflichtet zur E-Rechnung

Am 22. März 2024 stimmte der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zu. Das bedeutet, dass ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen zwischen Unternehmen in Form von E-Rechnungen ausgetauscht werden.

Da diese Pflicht Unternehmen vor eine große Herausforderung stellt, sind Übergangsregeln (gemäß § 27 Abs. 39 UStG-E) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.

Trotz diesen Übergangsfristen empfehlen wir Unternehmen heute schon, ihre Finanzprozesse umzustellen. Zum einen sind sie damit sofort auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet, der bereits ab dem Stichtag verpflichtend ist. Zum anderen profitieren sie langfristig von Rechtskonformität und steigernder Effizienz durch den vollständig digitalen und automatisierten Rechnungsprozess.

Wachstumschancengesetz

Welche Übergangsregeln gelten für den Austausch von E-Rechnungen?

Die vollständige Digitalisierung des Rechnungsprozesses bedeutet für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Aus diesem Grund sieht der Gesetzgeber die folgenden Übergangsfristen für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen vor.

Bis zum 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen noch sonstige Rechnungen (Papierrechnungen, PDF, JPG) versenden, allerdings nur, wenn der Empfänger ihnen dies erlaubt. Ab diesem Datum müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ausschließlich E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen profitieren im Jahr 2027 noch von erleichterten Bedingungen, aber auch diese sind von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig.

Der 1. Januar 2028 ist dann der Stichtag, ab dem jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden und empfangen muss.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht sorgt zunehmend für die bundesweite Vereinheitlichung von Rechnungsformaten und verbessert die Sicherheit von Rechnungsprozessen. Unternehmen können automatisch rechtskonform abrechnen und profitieren von effizienteren Prozessen, die die vollständige Digitalisierung mit sich bringt.

Mit der E-Rechnungspflicht verschwinden Papierrechnungen zunehmend und der Aufwand in der Verarbeitung und Archivierung. Ein rein datenbasierter Rechnungsprozess minimiert die Aufwände im Rechnungen- und ausgang. E-Rechnungen werden schneller erstellt, versandt, angemahnt und gespeichert, gehen aber auch schneller ein und werden fehlerfreier verarbeitet.

Einheitliche E-Rechnungsformate unterstützen darüberhinaus die Internationalisierung von Unternehmen. Die zeitnahe Digitalisierung der Prozesse gewährleistet die reibungslose Beteiligung am EU-weiten und internationalen Handel.

Wie schaffen Unternehmen die Voraussetzung für den Austausch von E-Rechnungen?

Um der E-Rechnungspflicht zu entsprechen, müssen Sie als Unternehmen die Voraussetzungen selbst schaffen. Im ersten Schritt benötigen Unternehmen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Leitweg-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers. Sind diese Nummern Teil der E-Rechnung, können Sender und Empfänger eindeutig identifiziert werde.

Im zweiten Schritt benötigen Sie eine geeignete Software, um:

E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten
E-Rechnungen zu generieren und zu versenden
Ein- und ausgegangene Rechnungen zu archivieren

Unser Produkt JustOn Billing & Invoice Management bietet Ihnen ab Januar 2025 diese Funktionen und gewährleistet die Konformität mit geltendem Gesetz und Steuerregeln.

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