Automatisierte Finanzprozesse in der Fahrzeugvermietung
Automatisierte Finanzprozesse in der Fahrzeugvermietung
Die Vermietung von Fahrzeugen automatisch in Salesforce abrechnen
Kunde und Geschäftsmodell
Unser Kunde – ein führendes Unternehmen in der deutschen Automobilindustrie hat mit uns ein Geschäftsmodell im Bereich der Vermietung von Fahrzeugen umgesetzt.
Ziel war die automatische Abrechnung von flexiblen Mietlösungen für unterschiedliche Fahrzeugtypen: Vom klassischen PKW über E-Mobile bis hin zu Campern und Transportern. Ob spontanes Mieten oder langfristige Nutzung: Der Fokus liegt auf nachhaltiger und intelligenter Mobilität.
Ziel des Projekts
Das Unternehmen kam mit dem Anliegen auf uns zu, ein traditionelles System mit vielen Medienbrüchen durch ein modernes cloud-basiertes und damit skalierbares CRM-System zu ersetzen. Ziel war es:
- die Kundenbindung über Transparenz und hohe Flexibilität zu stärken,
- als Unternehmen zu wachsen und
- die Rolle als Marktführer kontinuierlich auszubauen.
Im Zentrum unserer Leistung stand die Digitalisierung der Finanzprozesse – Abrechnung, Zahlung und vorbereitende Buchhaltung – über den Einsatz unserer Softwareprodukte.
Die Herausforderung: Skalierbarkeit und Komplexität in der Abrechnung
Die zentrale Herausforderung in der digitalen Transformation lag bei diesem Kunden in der Ablösung manueller Abläufe und starrer Strukturen durch flexibel anpassbare digitale Finanzprozesse:
- Skalierbarkeit: Möglichkeit zur unkomplizierten Anpassung des Systems und der Prozesse an steigende Anforderungen
- Integration von Kundendaten: Einspielen von Kundendaten aus externem CRM-System in Salesforce
- Digitalisierung und Automatisierung: Transformation bislang manueller Prozesse
In der Komplexität des Geschäftsmodells lag bei diesem Kunden die besondere Herausforderung. Es galt, eine Vielzahl von Abrechnungsvarianten digital abzubilden:
Fahrzeugtypen
Unterschiedliche Fahrzeugtypen und -kategorien
Mietdauer
lange und kurzfristige Mietlaufzeiten mit Staffelpreisen
Kombinationen
Abonnements und flexibel buchbare Spontanmieten
Zusatzkosten
Strafzettel, Schäden, Zusatzgebühren
Mietstationen
Zahlreiche Stationen in ganz Deutschland
Mietoptionen
Round-trip-Mieten und One-way-Mieten
Die Lösung: Digitale und skalierbare Finanzprozesse mit JustOn
Zur Lösung der genannten Herausforderungen boten wir dem Unternehmen eine digitale Lösung an, die die Abrechnungs- und Zahlungsprozesse für die Vermietung von Fahrzeugen automatisiert.
Über unsere Softwareprodukte JustOn Billing & Invoice Management und JustOn Cash Management wurden diese Finanzprozesse in Salesforce CRM digitalisiert – vom Erstellen der Rechnungen und Mahnungen, über die Zahlungseingänge bis hin zum Zahlungsabgleich und zur Vorkontierung. Das Projekt erfolgte in drei Schritten.
1) Integration in bestehendes CRM-System
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- ✓ Anbindung an das bereits vorhandene CRM-System des Unternehmens
- ✓ Übernahme aller relevanten Kunden- und Vertragsdaten
- ✓ Vorbereitung auf umfassende Prozessautomatisierung
2) Vertragsmanagement, Abrechnung & Rechnungserstellung
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- Über unsere Applikation JustOn Billing & Invoice Management wird das komplexe Preismodell, inklusive aller Abonnements, Staffelpreise, Rabatte und Zusatzgebühren automatisch abgerechnet. Die Software ermöglicht die:
- ✓ Verwaltung von Abrechnungsverträgen, Einmaltransaktionen, Zusatzgebühren
- ✓ Erstellung und Versand von Rechnungen und E-Rechnungen über automatische Rechnungsläufe
- ✓ Stornierungen und Gutschriften
- ✓ Erstellung von Anzahlungsrechnungen
- ✓ Erstellung und Versand von Mahnungen über automatische Mahnläufe
3) Zahlungsprozesse
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- Um die Zahlungsabwicklung des Unternehmens zu optimieren, implementierten wir beim Kunden die Applikation JustOn Cash Management. Sie bietet unserem Kunden über die folgenden Funktionen einen automatisierten Zahlungsprozess:
- ✓ Automatisierter SEPA-Lastschrifteinzug für Abonnement-Kunden
- ✓ Abruf von Kontoauszügen (Sichere EBICS-Verbindung zu Bankkonten)
- ✓ Schnittstelle zu POS-Terminals (Point of Sale) zur effektiven Zahlungsabwicklung an Leihstationen
- ✓ Integration zur Übertragung von Daten an Inkasso-Dienstleister
- ✓ Erfassen und Abgleich von Zahlungen
- ✓ Integration einer General-Ledger-Schnittstelle zur automatischen Übertragung von Buchhaltungsdaten in ein (SAP-) Buchhaltungssystem
Vorteile für das Unternehmen
Dank der Digitalisierung und Automatisierung profitiert das Unternehmen und seine Kunden jetzt von entscheidenden Vorteilen:
- Erhöhte Effizienz: Durch die Automatisierung von Abrechnungs- und Zahlungsprozessen konnte der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert werden.
- Fehlerreduktion: Die manuelle Fehlerquote wurde deutlich gesenkt, da alle Prozesse nun automatisch und korrekt durchgeführt werden.
- Flexibilität: Kunden können jetzt flexibel buchen und bezahlen – ganz gleich, ob es sich um kurzfristige Einmalbuchungen oder langfristige Abonnements handelt.
- Verbesserte Kundenbindung: Durch Abrechnungsprozesse, die auch für den Kunden jederzeit abrufbar und transparent sind, wurde die Kundenzufriedenheit gesteigert.
- Skalierbarkeit: Das System ist flexibel und skalierbar, sodass das Unternehmen problemlos wachsen und jederzeit Änderungen im Geschäftsmodell abbilden kann.
Fazit
Dank der Integration von JustOn Billing & Invoice Management und JustOn Cash Management konnte das Unternehmen den gesamten Abrechnungsprozess effizient automatisieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Mit minimierten Wartezeiten, transparenten und schnellen Abrechnungen wurde das Mieterlebnis für Kunden enorm verbessert.
Gleichzeitig konnte das Unternehmen durch unsere digitale Lösung, interne Prozesse optimieren, sie zukunftssicher gestalten und damit eine stabile Basis für das Unternehmenswachstum schaffen.
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