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E-Rechnungspflicht – Gesetze und Verordnungen
E-Rechnungsverordnung und Wachstumschancengesetz
Gesetzliche Basis der E-Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Diese Seite fasst für Sie die gesetzlichen Grundlagen zusammen.
Was legt die E-Rechnungsverordnung fest?
Europäische Richtlinien für E-Rechnungsformate
Wachstumschancengesetz verpflichtet zur E-Rechnung
Welche Übergangsregeln gelten im Austausch von E-Rechnungen?
Welche Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht?
Wie schaffen Unternehmen die Voraussetzung für den Austausch von E-Rechnungen?
Was legt die E-Rechnungsverordnung fest?
Im November 2020 wurde die E-Rechnungsverordnung und Deutschland und Europa verabschiedet. Dieses Gesetz verpflichtet öffentliche Einrichtungen in der Europäischen Union, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten.
E-Rechnungen basieren im Gegensatz zu Papierrechnungen auf einem reinen standardisierten semantischen Datenmodell. Die E-Rechnungsordnung erklärt die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD zu zugelassenen Standards für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und Europa erklärt.
Mit der E-Rechnungsverordnung wurde die E-Rechnung deutschlandweit zur Pflicht im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Laut Wachstumschancengesetz wird dieser Standard ab 1. Januar 2025 auch im Bereich B2B verpflichtend sein.
Europäische Richtlinien für E-Rechnungsformate
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt und verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber in Europa, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Auf dieser Richtlinie basiert die Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931, die europaweit die Verwendung des Datenformats XML für E-Rechnungen festlegt. Anhand dieser Norm kann jedes EU-Mitglied eine eigene Spezifikation erarbeiten.
In Deutschland wurden die beiden Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) als Standard definiert. Frankreich und Deutschland entwickelten das mit dem Format ZUGFeRD identische Format Factur-X.
Wachstumschancengesetz verpflichtet zur E-Rechnung
Am 22. März 2024 stimmte der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zu. Das bedeutet, dass ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen zwischen Unternehmen in Form von E-Rechnungen ausgetauscht werden.
Da diese Pflicht Unternehmen vor eine große Herausforderung stellt, sind Übergangsregeln (gemäß § 27 Abs. 39 UStG-E) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.
Trotz diesen Übergangsfristen empfehlen wir Unternehmen heute schon, ihre Finanzprozesse umzustellen. Zum einen sind sie damit sofort auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereitet, der bereits ab dem Stichtag verpflichtend ist. Zum anderen profitieren sie langfristig von Rechtskonformität und steigernder Effizienz durch den vollständig digitalen und automatisierten Rechnungsprozess.
Welche Übergangsregeln gelten für den Austausch von E-Rechnungen?
Die vollständige Digitalisierung des Rechnungsprozesses bedeutet für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Aus diesem Grund sieht der Gesetzgeber die folgenden Übergangsfristen für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen vor.
Bis zum 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen noch sonstige Rechnungen (Papierrechnungen, PDF, JPG) versenden, allerdings nur, wenn der Empfänger ihnen dies erlaubt. Ab diesem Datum müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ausschließlich E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen profitieren im Jahr 2027 noch von erleichterten Bedingungen, aber auch diese sind von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängig.
Der 1. Januar 2028 ist dann der Stichtag, ab dem jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden und empfangen muss.
Welche Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht sorgt zunehmend für die bundesweite Vereinheitlichung von Rechnungsformaten und verbessert die Sicherheit von Rechnungsprozessen. Unternehmen können automatisch rechtskonform abrechnen und profitieren von effizienteren Prozessen, die die vollständige Digitalisierung mit sich bringt.
Mit der E-Rechnungspflicht verschwinden Papierrechnungen zunehmend und der Aufwand in der Verarbeitung und Archivierung. Ein rein datenbasierter Rechnungsprozess minimiert die Aufwände im Rechnungen- und ausgang. E-Rechnungen werden schneller erstellt, versandt, angemahnt und gespeichert, gehen aber auch schneller ein und werden fehlerfreier verarbeitet.
Einheitliche E-Rechnungsformate unterstützen darüberhinaus die Internationalisierung von Unternehmen. Die zeitnahe Digitalisierung der Prozesse gewährleistet die reibungslose Beteiligung am EU-weiten und internationalen Handel.
Wie schaffen Unternehmen die Voraussetzung für den Austausch von E-Rechnungen?
Um der E-Rechnungspflicht zu entsprechen, müssen Sie als Unternehmen die Voraussetzungen selbst schaffen. Im ersten Schritt benötigen Unternehmen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Leitweg-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers. Sind diese Nummern Teil der E-Rechnung, können Sender und Empfänger eindeutig identifiziert werde.
Im zweiten Schritt benötigen Sie eine geeignete Software, um:
- E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten
- E-Rechnungen zu generieren und zu versenden
- Ein- und ausgegangene Rechnungen zu archivieren
Unser Produkt JustOn Billing & Invoice Management bietet Ihnen ab Januar 2025 diese Funktionen und gewährleistet die Konformität mit geltendem Gesetz und Steuerregeln.
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4. Juni 2024
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Austausch von E-Rechnungen via Peppol
Austausch von E-Rechnungen via Peppol
Übertragung von E-Rechnungen – XRechnung und Peppol BIS Billing – zwischen Salesforce und Peppol
Sie möchten E-Rechnungen zwischen Salesforce und Peppol austauschen?
JustOn bietet Ihnen über eine direkte Integration in das Peppol-Netzwerk die Möglichkeit E-Rechnungen im Format XRechnung und Peppol BIS Billing zwischen Salesforce und Peppol auszutauschen.
Erfahren Sie auf dieser Seite mehr zu den folgenden Themen:
Wie versende ich E-Rechnungen über Peppol?
Welche Vorteile bietet die Übertragung von E-Rechnungen via Peppol?
Was ist Peppol?
Peppol – Pan-European Public Procurement OnLine – bietet ein offenes Netzwerk, über das alle registrierten Unternehmen und Institutionen elektronische Rechnungen in gesetzeskonformen Formaten austauschen und ihre Beschaffungsprozesse (E-Procurement) konform zur Richtlinie 2014/55/EU organisieren können.
Die standardisierten elektronischen Formate XRechnung und Peppol BIS Billing gewährleisten in der Peppol-Infrastruktur die einheitliche Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Institutionen
Im Gegensatz zu allen anderen Übermittlungsoptionen für E-Rechnungen bietet Peppol als einziger Kanal eine Maschine-zu-Maschine-Automatisierung.
Wie versende ich E-Rechnungen über Peppol?
Der Austausch von E-Rechnungen in den einheitlichen digitalen Formaten XRechnung und Peppol BIS Billing garantiert die direkte Übertragung in Verarbeitungssysteme. In Europa ist – laut der Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 – die Verwendung des Datenformats XML verpflichtend.
Der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern wird auf diese Weise wesentlich effizienter gestaltet. Vor allem Unternehmen, die sehr viele Aufträge bearbeiten, werden von diesem Service profitieren, der Rechtskonformität, nahtlose Verarbeitung und sofortige Zahlungen garantiert.
Welche Vorteile bietet die Übertragung von E-Rechnungen via Peppol?
Die Übertragung von Rechnungen im Format XRechnung und Peppol BIS Billing über das Netzwerk von Peppol reduziert den Aufwand bei Rechnungssender und Rechnungsempfänger. Die Nutzung des Netzwerks gewährleistet den vollständig automatisierten und medienbruchfreien Austausch von Rechnungsdokumenten.
Von dieser Automatisierung profitieren zum einen Unternehmen mit einem hohen E-Rechnungsvolumen, zum anderen aber auch kleinere Unternehmen. Die Anbindung an das Peppol-Netzwerk sorgt für Fehlerreduktion, hohe Sicherheit und effiziente digitale Prozesse in der Übertragung von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und Peppol BIS Billing.
Bietet JustOn eine Verbindung von Salesforce zu Peppol?
JustOn Billing & Invoice Management bietet nahtlosen Datentransfer zwischen Salesforce und Peppol.
Die direkte Integration schafft für Nutzer unserer Software die Möglichkeit, elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung und Peppol BIS Billing über das Peppol-Netzwerk national und international auszutauschen. Diese Funktion reduziert den Aufwand bei Sender und Empfänger und sorgt für hohe Sicherheit: Der Datentransfer erfolgt verschlüsselt und konform zu den gesetzlichen Anforderungen über ein Vier-Ecken-Modell.
Bis zum Januar 2025 wird es für Nutzer von JustOn Billing & Invoice Management möglich sein, in Salesforce auch E-Rechnungen aus dem Peppol-Netzwerk zu empfangen.
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4. Juni 2024
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XRechnung und Factur-X in Salesforce
XRechnung und Factur-X in Salesforce
Erstellen, Versenden und Empfangen von E-Rechnungen im Format XRechnung und Factur-X in Salesforce
E-Rechnungsformate XRechnung und Factur-X in Salesforce
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie E-Rechnungen im Format XRechnung, Peppol BIS Billing und FacturX in Salesforce erstellen, senden, empfangen und verwalten.
Unsere Abrechnungssoftware JustOn Billing & Invoice Management hält schon heute einige dieser Funktionen bereit, andere sind derzeit in der Entwicklung. Mit JustOn Billing & Invoice Management werden Sie auf den Stichtag 1. Januar 2025 gut vorbereitet sein.
Im Folgenden informieren wir Sie zu den gesetzeskonformen E-Rechnungsformaten:
Welche E-Rechnungsformate gelten in Deutschland und Frankreich?
Welche E-Rechnungsformate gelten in Deutschland und Frankreich?
In Europa ist für E-Rechnungen – laut der Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 – die Verwendung des Datenformats XML verpflichtend. Anhand dieser Norm kann jedes EU-Mitglied eine eigene Spezifikation erarbeiten.
In Deutschland definiert die E-Rechnungsverordnung die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) als Standard für die elektronische Rechnungsstellung.
Frankreich und Deutschland entwickelten das mit dem Format ZUGFeRD identische Format Factur-X.
Alle Standards dienen der Vereinheitlichung von Rechnungsformaten und erhöhen die Sicherheit im Austausch von Rechnungsdaten.
Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist die Bezeichnung für einen in Deutschland gültigen Standard der E-Rechnung. Er entspricht der europäischen Norm EN-16931 und beruht auf einem reinen XML-Datenmodell. Damit ist die Rechnung vollständig maschinenlesbar und enthält kein für Menschen lesbares Abbild der Rechnungsdaten.
Die XRechnung basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt damit alle Voraussetzungen, die für die digitale Rechnungsstellung notwendig sind.
Was ist eine Factur-X?
Das Rechnungsprofil Factur-X ist identisch mit dem Format ZUGFeRD und konform zum E-Rechnungsstandard XRechnung. Factur-X basiert wie die anderen beiden Formate auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931 und kann deshalb gleichrangig für die elektronische Rechnungsstellung genutzt werden.
Während die XRechnung auf einem reinen XML-Datenmodell beruht, kombiniert das E-Rechnungsformat Factur-X die Vorteile von PDF und XML. Es handelt sich damit um ein hybrides Format, das das für Menschen lesbare PDF-Format mit dem für Maschinen lesbaren XML-Format kombiniert. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet und wird so direkt mit ausgetauscht.
Erstellen und Verwalten von XRechnung und Factur-X
JustOn Billing & Invoice Management erstellt aus finalisierten Rechnungen in Salesforce automatisch E-Rechnungen im Format XRechnung.
Diese Rechnungen im XML-Format werden als Anhang zum Rechnungsdatensatz gespeichert und lassen sich so gesetzeskonform verwalten und archivieren.
Das Erstellen und Verwalten von E-Rechnungen im Format FacturX ist derzeit in der Entwicklung und wird von JustOn zeitnah als neue Funktion angeboten.
Versand, Übertragung und Empfang von XRechnung und Factur-X
E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und Factur-X (in Entwicklung) können über JustOn Billing & Invoice Management automatisch aus Salesforce per E-Mail oder über Rechnungsportale versandt werden.
E-Rechnungen im Format XRechnung lassen sich über JustOn Billing & Invoice Management bereits aktuell in das offene Netzwerk Peppol übertragen. Eine direkte Integration ermöglicht den Transfer von Salesforce zu Peppol und von dort aus zu den Rechnungsempfängern.
Derzeit in der Entwicklung ist die Funktion XRechnung und Factur-X in JustOn Billing & Invoice Management – und damit in Salesforce – zu empfangen.
Sie möchten über E-Rechnungen im Format XRechnung und Factur-X abrechnen?
Wir beraten Sie gern.
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3. Juni 2024
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E-Rechnungen in Salesforce
E-Rechnungen in Salesforce
Management von E-Rechnungen in JustOn Billing & Invoice Management
Erstellen, versenden, empfangen und verwalten von elektronischen Rechnungen in Salesforce
Wie können Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen? Wie lassen sich E-Rechnungen erstellen, versenden und verwalten?
Auf dieser Seite beantworten wir Ihnen diese Fragen und stellen Ihnen Lösungen vor, wie Sie über JustOn Billing & Invoice Management E-Rechnungen empfangen und versenden können.
Voraussetzungen zum Erstellen und Austausch von E-Rechnungen
Erstellen von E-Rechnungen in Salesforce
Voraussetzungen zum Erstellen und Austausch von E-Rechnungen
Unternehmen müssen die Voraussetzungen zum Erfüllen der E-Rechnungspflicht selbst schaffen.
Neben den bereits auf Rechnungen verwendeten Daten sind für den Austausch von E-Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers und die Leitweg-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers nötig. Diese Nummern dienen der eindeutigen Identifizierung von Sendern und Empfängern.
Darüberhinaus benötigen Unternehmen Softwareprodukte, die die folgenden Prozesse automatisieren:
- Generation von E-Rechnungen
- Versand von E-Rechnungen
- Empfang von E-Rechnungen
- Verarbeitung und Archiv von ein- und ausgegangenen E-Rechnungen
- Archiv von ein- und ausgegangenen E-Rechnungen
Mit JustOn Billing & Invoice Management sind Sie bereits ab dem 1. Januar 2025 auf der sicheren Seite und rechnen Ihre Dienstleistungen und Produkte rechtskonform ab.
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Erstellen von E-Rechnungen in Salesforce
JustOn Billing & Invoice Management erstellt aus finalisierten Rechnungen automatisch E-Rechnungen. Dafür generiert die Applikation eine XML-Datei, validiert diese und speichert sie als Anhang zum Rechnungsdatensatz.
E-Rechnungen können in den folgenden Rechnungsformaten erzeugt werden:
- Peppol BIS Billing (mit UBL-Syntax) für europaweite Rechnungsstellung
- XRechnung (mit UBL-Syntax) für Rechnungsstellung innerhalb Deutschland
Das Erstellen und Verwalten von Rechnungen im Format Factur-X ist derzeit in der Entwicklung und wird bis zum Jahresende 2024 als neue Funktion angeboten.
Da JustOn Billing & Invoice Management E-Rechnungen als Anhang zum Rechnungsdatensatz speichert, können diese wie alle Rechnungen in der Software verwaltet und gesetzeskonform archiviert werden.
Versenden und Übertragen von E-Rechnungen aus Salesforce
Die finalisierten E-Rechnungen können über JustOn Billing & Invoice Management automatisch aus Salesforce per E-Mail oder über Rechnungsportale versandt werden.
Eines dieser Rechnungsportale ist das offene Netzwerk Peppol, an das E-Rechnungen gesendet und von dort an die Empfänger übertragen werden. JustOn Billing & Invoice Management unterstützt die Transfermöglichkeit von Salesforce zu Peppol.
Die dritte Option zur Übertragung von E-Rechnungen in JustOn Billing & Invoice Management ist die Übertragung an Basware Network Services, die ebenfalls über wenige Klicks angestoßen werden kann.
Empfangen von E-Rechnungen in Salesforce
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich Rechnungen in der Form von E-Rechnungen empfangen können. Dieser Empfang kann über E-Mail, Rechnungsportale oder spezielle Netzwerke erfolgen.
Für den Rechnungseingang in Salesforce bietet JustOn Billing & Invoice Management bereits aktuell die Möglichkeit, E-Rechnungen per Mail zu empfangen.
Ab dem Januar 2025 wird der E-Rechnungseingang in JustOn Billing & Invoice Management auch über das Netzwerk Peppol angeboten werden.
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3. Juni 2024
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Was ist eine E-Rechnung?
Was ist eine E-Rechnung?
Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung – kurz E-Rechnung
Allgemeine Informationen zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung? Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung? Und wie ersetzen E-Rechnungen alle übrigen Rechnungsformate?
Auf dieser Seite beantworten wir Ihnen oft gestellte Fragen zur elektronischen Rechnung:
Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – ist eine Rechnung in Form eines standardisierten Datenmodells. Das unterscheidet sie von der Papierrechnung, der eingescannten Papierrechnung oder der Rechnung im PDF-Format. Eine elektronische Rechnung wird in einem rein elektronischen Format generiert, übertragen und empfangen.
Das strukturierte Format enthält alle Rechnungsdaten, die bislang in Papierrechnungen oder PDF-Dateien erfasst wurden. Die elektronische Rechnung ermöglicht die automatische, elektronische und direkte Verarbeitung von Rechnungsdaten ohne Medienbrüche.
Deutschlandweit wurde die elektronische Rechnung mit der E-Rechnungsverordnung 2020 zur Pflicht im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Ab dem Januar 2025 wird dieser Standard auch im Bereich B2B verpflichtend sein.
Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ersetzt die Papierrechnung und alle bisher im Abrechnungsprozess genutzten Datenformate. Das bringt entscheidende Vorteile für Ihren Abrechnungsprozess.
Der Austausch von elektronischen Rechnungen in einem einheitlichen digitalen Format ermöglicht die komplette Automatisierung Ihre Prozesse und garantiert die direkte Übertragung in Verarbeitungssysteme.
Der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Auftragnehmern und Auftraggebern wird auf diese Weise wesentlich effizienter gestaltet. Vor allem Unternehmen, die sehr viele Aufträge bearbeiten, werden von diesem Service profitieren. Sie automatisieren ihre Prozesse, erstellen Rechnungsdokumente rechtskonform, verarbeiten diese nahtlos und können mit sofortigen Zahlungen rechnen.
Nicht zuletzt fallen mit der Einführung der elektronischen Rechnung Kosten weg, die über Papierrechnungen und andere Datenformate entstanden sind – Ausgaben für die manuelle Bearbeitung, aber auch für Papier, Porto und die Archivierung von Akten.
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Dabei ist egal, ob sie in einem Abrechnungssystem direkt als PDF-Datei generiert oder als Papierrechnung eingescannt wurde. Die Rechnung in Form einer PDF-Datei wurde zwar in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen, ist jedoch nur das digitale Bild einer Rechnung, dass sich nicht automatisch oder elektronisch verarbeiten lässt. Dies gilt auch für andere Dateiformate wie .jpg, .tiff oder .docx.
In der Verarbeitung unterscheiden sich PDF-Rechnungen kaum von Papierrechnungen. Sie müssen zwar nicht mehr eingescannt werden, die Rechnungsdaten aber müssen dennoch manuell oder über weitere Systeme in das Buchungssystem übertragen werden.
PDF-Rechnungen entsprechen also nicht der in der Europäischen Union geltenden Richtlinie für elektronische Rechnungen.
Welche Daten enthält eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung enthält zum einen die in Papierrechnungen geforderten Daten:
- Rechnungsnummer
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung
- Umsatzsteueridentifikationsnummer
Zum anderen ist speziell in E-Rechnungen eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers notwendig und der Sender einer elektronischen Rechnung benötigt die Leitweg-ID des Empfängers. Über diese Leitweg-ID kann der Empfänger eindeutig identifiziert werden.
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29. Mai 2024