Weniger Verwaltungsaufwand durch ausgelagertes Finanzmanagement

Rechnungsabwicklung von SaaS als Herausforderung

Immer mehr Unternehmen bieten Dienstleistungen über Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) an. Deren Erfolg hängt zu großen Teilen vom Umfang des Verwaltungsaufwands ab und der Möglichkeit, diesen zu automatisieren. Die größte Herausforderung liegt dabei im Finanzmanagement, und dies aus mehreren Gründen. Zum einen benötigen die Anbieter der SaaS eine Abrechnungssoftware, die die Rechnungsläufe automatisiert, unterschiedliche Zahlungsverfahren anbietet und eine weltweite Abrechnung ermöglicht. Zum anderen sind Unternehmen, die SaaS-Lösungen einsetzen, darauf angewiesen, Nutzungs- und Abrechnungsmodelle jederzeit flexibel modifizieren zu können, um eine vielfältige Preisgestaltung gewährleisten zu können. Aufgrund dieser Anforderungen sind SaaS-Geschäftsmodelle nur erfolgreich, wenn ihrer automatisierten Abrechnung ein Vertragsmanagement zugrunde liegt, das ebenfalls besonders viel Flexibilität erlaubt.

Die Auslagerung des Finanzmanagements lohnt sich

Um diese Finanz- und Vertragsprozesse zu verwalten, nutzt der Anbieter der SaaS-Lösung in vielen Fällen entscheidende Ressourcen, die ihm damit im Kerngeschäft feh­len. Will er diese Kräfte wieder den Kernaufgaben zuführen, empfiehlt es sich, den internen Verwaltungsaufwand zu reduzieren, indem der gesamte Prozess der digitalen Rechnungsabwicklung automatisiert wird. Cloudbasierte Abrechnungssysteme wie JustOn – ebenfalls als SaaS entwickelt – beinhalten sowohl Funktionen für Vertrags­management als auch für Abrechnungs-, Zahlungs- und Forderungsmanagement. Die Vor­teile der ausgelagerten Rechnungsabwicklung liegen auf der Hand: Als Ergänzung bestehender CRM-Systeme sorgen cloudbasierte Lösungen für Zeit- und Kosteneinspa­rungen bei der Rechnungserstellung.Der Anbieter der SaaS-Lösung kann sich auf seine eigentlichen Geschäftsprozesse, das heißt den Ausbau und die Weiterentwicklung seines Services konzentrieren. Darüber hinaus profitiert er langfristig von der Auslagerung, da der Entwickler der Abrechnungssoftware diese Lösung ständig aktualisiert, weiter­entwickelt und beispielsweise an neue Rechnungsformate oder Vorschriften anpasst.

Unbegrenzt Transaktionen und flexible Preismodelle

Neben der hohen Anzahl von Rechnungen, die generiert, verwaltet und versendet werden müssen, besteht die Herausforderung in der Abrechnung von SaaS vor allem darin, Preise prozessorientiert zu verändern und zu skalieren. Preismodelle müssen flexibel gestaltbar sein und Preisänderungen angepasst werden, um den sich verän­dernden Bedürfnissen des Kunden bestmöglich zu entsprechen. Abrechnungslösungen wie JustOn machen es möglich, Preismodelle in unbegrenzter Zahl zu definieren und Umsatzsteigerungen direkt abzulesen. Über diese stark spezialisierte Software lassen sich monatliche Gebühren gleichermaßen abrechnen wie Flatrates, Staffelpreise oder Set-Preise mit einer Mindestgebühr. Dabei lässt sich konfigurieren, ob der Nutzer dieDienstleistung z.B. nach Funktionsumfang oder Anzahl der Transaktionen bezahlt oder ob ihm kostenlose Testvarianten zur Verfügung gestellt werden. Die Billingsoftware ermöglicht das, was in der Abrechnung von SaaS unabdingbar ist: das Definieren unter­schiedlicher Abrechnungszeiträume und Zahlungsvereinbarungen sowie das Angebot ver­schie­dener Zahlungsverfahren – z.B. Zahlung über Rechnung, SEPA-Lastschrift, Paypal undKreditkarte.

Nationale und internationale Rechnungslegung erleichtern

Eine weitere wichtige Voraussetzung, um Cloud-Services wie SaaS abzurechnen, ist, Dienstleistungen sowohl national als auch international abrechnen zu können. Um eine unkomplizierte Payment-Abwicklung über nationale Grenzen hinaus zu gewährleisten, ist es notwendig, Form- und Rechtsvorschriften für die Rechnungslegung ebenso zu beachten wie Steuerrichtlinien anderer Länder. Hochentwickelte Softwarelösungen integrieren diese Regeln und der Hersteller passt sie bei Änderungen an. Im Rahmen eines Full-Service-Vertrags können Dienstleister wie JustOn darüber hinaus das Debi­torenmanagement, Storno und Mahnungswesen übernehmen.

Unterschiedliche Versandkanäle nutzen

Nicht alle Kunden möchten ihre Rechnungen auf dem gleichen Weg. Daher ist es für die Anbieter von SaaS-Lösungen unerlässlich, dem Kunden verschiedene Möglichkeiten anzubieten, über die sie die Rechnungen erhalten können. Systeme wie JustOn sind so konfiguriert, dass sie mehrere Versandkanäle unterstützen und der Anbieter des SaaS dem Kunden auf diese Weise mehrere Varianten zur Auswahl stellen kann. Der Rechnungsversand auf dem klassischen Postweg ist ebenso möglich wie das Ver­schicken von E-Mails mit angehängtem PDF-Dokument oder das Arbeiten mit XML-Dateien, die direkt in E-Invoicing-Plattformen eingefügt werden. Darüber hinaus sind Systeme wie Amazon S3 als externe Speicher für Rechnungen nutzbar.

Flexibles Vertragsmanagement als Grundlage für Erfolg

Die Basis für jede Rechnungsstellung bilden Kaufverträge, die wiederum Grundlagen für das Controlling und das Wachstum des Unternehmens sind. Diese Verträge zu konfigu­rie­ren und flexibel anzupassen, bedeutet für Anbieter von SaaS-Lösungen einen sehr hohen Verwaltungsaufwand. Billingsysteme wie JustOn vereinfachen das Vertrags­management, da sie bereits eine Vielzahl von vorkonfigurierten Geschäfts- und Preis­mo­dellen integrieren. So lassen sich Vertragslaufzeiten festlegen, automatisch Verlängerungen und Stornobedingungen konfigurieren oder Preisindexierungen ein­rich­ten. JustOn bietet unbegrenzte Möglichkeitenzur Konfiguration von Produkten, Dienstleistungen und Verträgen. Ein flexibles Vertragsmanagement ist die Grundlage dafür, dass aus Vertriebschancen Kaufverträge werden.

Add-Ons und Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme

Kaum ein SaaS-Geschäftsmodell gleicht dem anderen. Um eine Rechnungssoftware optimal an das jeweilige Modell anzupassen, sind Verknüpfungen mit Add-Ons sowie Integrationen in andere Systeme nicht nur sinnvoll, sondern notwendig. Für diese Anpassungen verfügen hochentwickelte Billing-Lösungen über ein Application Programming Interface (API), über das automatisiert Nutzungsdaten übergeben und verändert werden können. Die Abrechnungssoftware JustOn bietet darüber hinaus die Möglichkeit, ERP- und Buchhaltungssysteme, wie SAP, Finance, Sage und DATEV zu integrieren und Verknüpfungen zu AddOns und anderen Tools zu erstellen.

Erfolgsmessung über Reports und Datenanalysen

Um die Erfolge einer SaaS-Dienstleistung zu messen, bieten Abrechnungssysteme die Möglichkeit, regelmäßige, transparente Reports und spezifische Datenanalysen abzurufen. Einfach handhabbar lassen sich Analysen an die Bedürfnisse des Unternehmens oder Geschäftsmodells anpassen. Allgemeine und kundenspezifische Reports geben Einblick in wiederkehrende Geschäftseinnahmen, Echtzeit-Feedback zu den Nutzungsdaten und eine transparente und fundierte Auswertung von Schlüsselkennzahlen, wie Cashflow oder Kundenfluktuationsraten. Diese Features unterstützen die Anbieter einer SaaS-Lösung, neue Angebote zu generieren und die Kundenbindung zu verbessern. Werden diese Funktionen konsequent genutzt und ausgewertet, wird das Billingsystem zu einem wichtigen Motor für das Wachstum des Unternehmens.

Fazit

SaaS-Lösungen sind nur dann erfolgreich, wenn der Verwaltungsaufwand möglichst gering ist. Die größte Herausforderung in diesem Bereich stellt das Finanzmanagement dar und die konsequente Entscheidung ist, die Rechnungsabwicklung und das For­de­rungs­management auszulagern. Erfolgt die Abrechnung von SaaS-Lösungen über Billingsysteme profitiert der SaaS-Anbieter einerseits von den speziell für die Rechnungslegung entwickelten Funktionen und der hohen Konfigurierbarkeit des Systems. Andererseits kann er wichtige Ressourcen wieder dem Ausbau seiner Dienst­leistung zuführen und in die Zukunftsfähigkeit seines Geschäftsmodells investieren.

Rechnen Sie Ihr Software-as-a-Service-Geschäft mit JustOn erfolg­reich und sicher ab.