Wachstum durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen

Durch den allgemeinen Trend zur Auslagerung von Geschäftsprozessen hat sich das Facility­management zu einem starken Wirtschaftszweig entwickelt. Längst umfassen Dienst­leis­tungen in diesem Bereich nicht nur den Pflege-, Reinigungs- und Haus­ver­wal­tungs­service für Immobilien, sondern zum Portfolio gehören zahlreiche andere Leis­tungen rund um Gebäude, Wohnungen und Büros. Sie beginnen bei der Sicherheit und reichen mit der Lieferung von Kaffee, Büromaterial oder Zimmerpflanzen bis weit ins Officemanagement. Perspektivisch wird außerdem das Bedienen intelligenter Gebäude­technologien – heute schon ein Segment der Sicherheits- und Verwaltungs­leistungen – zu einem starken Bereich der Dienstleistung werden. Um diese Kern­kompe­ten­zen weiter auszubauen, zu optimieren, den Marktgegebenheiten und Kunden­wün­schen anzupassen, übergeben immer mehr Unternehmen Prozesse, wie Buchhaltung und Rech­nungs­abwicklung an externe Dienstleister. Wird die auto­mati­sier­te Rechnungs­abwicklung von spezialisierten Softwarelösungen übernommen, spart dies wichtige Ressourcen, die gewinnbringend für andere Geschäftsbereiche genutzt werden können.

Variable Preismodelle als besondere Herausforderung

Wie jede Branche steht auch das Office- und Facilitymanagement vor spezifischen Heraus­forderungen: Auf der einen Seite unterscheiden sich die Anforderungen der Kunden sehr stark. Das Gebäudemanagement in einem Krankenhaus entspricht zum Beispiel ganz anderen Sicherheits- und Hygienestandards als die Verwaltung eines Büro­gebäudes oder einer Fabrikhalle. Außerdem weichen Gebäude- und Bürogrößen voneinander ab und erfordern jeweils einen anderen Mitarbeitereinsatz im operativen Geschäft. Auf der anderen Seite zieht die Erweiterung des Angebots und die Modifi­ka­tion der Kundenwünsche permanent Veränderungen in den Preismodellen und Zahlungsmodalitäten nach sich. Flexibilität in der Preisgestaltung ist die Grundvoraus­setzung, um das Angebot individuell an die jeweiligen Bedürfnisse des Kunden anzu­pas­sen und entsprechend abzurechnen.

Unkomplizierte Abrechnung von Leistungen und Verbrauchsdaten

Der Einsatz einer Billing-Software ermöglicht dem Vertrieb, kundenindividuelle Preis­modelle zu definieren und damit auch potenzielle Kunden noch zielgerichteter anzu­sprechen. Die Software erfasst Vertrags- und Verbrauchsdaten und fakturiert unkompli­ziert sowohl wiederkehrende als einmalig anfallende Dienstleistungen. Ebenso geeignet ist eine Anwendung wie JustOn für Rechnungslegungen, die auf individuellen Ver­brauchs­daten basieren – wie etwa Getränke im Bereich Officemanagement. Generell wird die Erfassung, Verarbeitung und automatische Abrechnung von Verbrauchsdaten mit Weiterentwicklung der Smart-Home-Technologien in Wohn- und Gewerbeimmo­bi­lien eine immer größere Rolle im Gebäudemanagement spielen. Die direkte Verknüp­fung der Erfassungssysteme mit einer stark spezialisierten Billing-Lösung ist hier nicht mehr nur logische Konsequenz, sondern entscheidend für die Marktfähigkeit des Unternehmens.

Automatisierung verbessert den Kundenservice

Die Automatisierung der Rechnungsprozesse wirkt sich nicht nur positiv auf die Weiter­entwicklung des Kerngeschäfts, sondern auch auf den Kundenservice aus. Zum einen erhöht das Unternehmen seine Effektivität in der Verwaltung von Kundendaten, da Systeme wie JustOn problemlos in bestehende Kundensysteme integriert werden können. Entwickelt für das weltweit führende cloud-basierte CRM-System Salesforce, lässt sich die Software dort zu 100 Prozent integrieren und mittlerweile ebenso in andere ERP-Systeme wie SAP einbinden. JustOn greift auf alle notwendigen Kunden- und Vertragsdaten zu und verarbeitet sie zum Rechnungsdokument.Zum anderen lassen sich cloud-basierte Billing-Lösungen mit modernen, mobilen Shoppingsystemen verknüpfen, über die jedes Produkt oder jede Handwerkerleistung eingekauft und für den Endkunden sauber und transparent abgerechnet werden kann. Hier kommen oft tablet-basierte Systeme zum Einsatz, die es den Mitarbeitern ermöglichen, aus dem Angebot des Facility-Management-Anbieters zu bestellen. Über die integrierte Self-Service-Portalfunktion erhalten Kunden direkten Zugriff auf ihre Verträge, Zugangsdaten und Rechnungen. Diese Funktion ermöglicht mehr Flexibilität in den Verträgen und bei der Inanspruchnahme zusätzlicher Angebote. Self-Service-Technologien steigern die Effizienz im Kundenbetreuungsprozess erheblich, da Kunde und Kundenbetreuer Zu­gang zu denselben Daten haben.

Versand und Zahlungsverfahren nach Kundenwunsch

Die Einführung des E-Invoicings kann für das Facility-Serviceunternehmen zu einem entscheidenden Verkaufsargument gegenüber den Endkunden werden, da diese mit steigender Tendenz elektronische Rechnungen erwarten, um unternehmensinterne Prozesse zeitlich zu verkürzen, den Gewinn zu optimieren und manuelle Prozesse zu reduzieren. Softwarelösungen wie JustOn bieten neben unterschiedlichen Versand­möglichkeiten (via E-Mail, Post etc.) auch verschiedene Zahlungsverfahren, die das Dienstleistungsunternehmen dem Endkunden zur Verfügung stellen kann: Zahlung über Rechnung, SEPA-Lastschrift und Kreditkarte über Online-Payment-Provider wie z.B. Stripe, PayPal oder Wirecard.

Abgabe der Verantwortung ohne Kontrollverlust

Die Basis digitaler Rechnungslegung ist neben dem vertrauensvollen Verhältnis zum Anbieter der Software ein Sicherheitssystem, über das der Schutz der Daten garantiert werden kann. JustOn beispielsweise gewährleistet diese Sicherheit, indem die Datenverarbeitung und -speicherung für den europäischen Raum in zertifizierten Rechenzentren der Deutschen Telekom in Deutschland erfolgt. Zudem basiert die Billing-Software auf der Plattform Force.com von salesforce.com, der mehr als 150.000 Kunden weltweit vertrauen. Unternehmen, die sich für JustOn entscheiden, profitieren ebenfalls von regelmäßigen Updates, über die die Software stetig weiterentwickelt wird. Hier inbegriffen sind stets aktualisierte Tools und Integrationsmöglichkeiten, um die Geschäfte des Facilitymanagements konform mit neuen steuerrechtlichen Gesetzen und Richtlinien zur Archivierung von Rechnungen zu führen. Das Unternehmen gibt die Verantwortung für alle Teilschritte der Rechnungslegung ab, ohne jedoch die Kontrolle über die Finanzprozesse zu verlieren. Regelmäßige, transparente Reports und spezifische Datenanalysen geben Einblick in wiederkehrende oder einmalige Ein­nah­men, Echtzeit-Feedback zu den Nutzungsdaten und fundierteAuswertungen von Schlüs­selkennzahlen. Selbst Blicke in die Zukunft in Form von vorausschauenden Absatz- oder Umsatzforecasts sind über eine Auswertung der erhobenen Daten möglich. Auf diese Weise ebnet die digitalisierte Rechnungsabwicklung den Weg für erfolgreiches Marketing, optimierten Vertrieb, Stabilität und kontinuierliches Wachstum des Unternehmens.

Fazit

Wie in vielen Wirtschaftsbereichen werden die Kernkompetenzen auch im Office- und Facilitymanagement immer vielfältiger. Längst gehen die Dienstleistungen über die Auf­gaben­bereiche Instanthaltung, Gebäude- und Energiemanagement hinaus und werden kontinuierlich den Bedürfnissen des Marktes und der Kunden angepasst. Die Digita­li­sierung spielt durch Smart-Home-Technologien in diesem Marktsegment eine immer größere Rolle, der Facilitymanagement-Unternehmen gerecht werden müssen. Zudem müssen nahezu alle Angebote individuell auf den Kunden zugeschnitten werden, da die Anforderungen kaum einer Räumlichkeit mit einer anderen zu vergleichen sind. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, empfiehlt es sich, die Prozesse der Rechnungs­legung auszulagern und über spezielle Billing-Lösungen wie JustOn zu auto­mati­sieren. E-Invoicing gewährleistet die für diese Branche dringend notwendige Variabilität in der Definition von Preismodellen und die effektive und direkte Abrech­nung einer Vielzahl unterschiedlicher Leistungen. Wertvolle Kapazitäten, die bisher für Finanzprozesse eingesetzt wurden, können nach Einführung des E-Invoicing der Weiter­entwicklung und Optimierung des Serviceangebots zugeführt werden.

Sichern Sie die langfristige Wirtschaftlichkeit ihres Dienstleistungs­angebots durch die Nutzung der Billing-Software JustOn.