SAM – Ein erfolgreiches Projekt mit dem JustOn-Partner InfoTip

SAM – Ein erfolgreiches Projekt mit dem JustOn-Partner InfoTip

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Die Abrechnung und Buchhaltung bei SAM war bis zum Umstieg auf Salesforce und JustOn ein weitgehend manueller Prozess. Damit einher ging zum einen eine hohe Fehleranfälligkeit und zum anderen ein enormer Zeitaufwand bei der Rechnungserstellung. Auch die Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater sowie unsere Dokumentation waren nicht digital standardisiert. Die gesamte Einführung durch den Salesforce Partner InfoTip hat uns als Unternehmen zukunftsfähig gemacht, unseren gesamten Prozess stark vereinfacht und ihn für alle Beteiligten wesentlich effektiver gemacht.

Timo Kandler, CEO SAM

SAM – Der ideale Partner für technisch-wissenschaftliche Fachinformationen

Die SAM Standards & More GmbH berät Universitäten und Hochschulen, Forschungsinstitute und Unternehmen bei der Informationsbeschaffung und Informationsbereitstellung von technischen Publikationen und Normen.

Dabei unterstützt der Softwaredienstleister seine Kunden im Normenmanagement und in Patentrecherchen. Darüberhinaus umfasst das digitale Portfolio von SAM wissenschaftliche Fachjournale und Konferenzdokumentationen, eBooks und eLearning-Kurse.

Mehr Informationen unter: www.standardsandmore.com

Ludwig Winkler

Als Salesforce Partner sind wir mit den typischen Herausforderungen unserer Kunden bei der Digitalisierung ihrer Prozesse vertraut. Wir konzentrieren uns darauf, effiziente und schnörkellose Lösungen zu entwickeln, die wir durch die Integration von JustOn-Anwendungen vervollständigen.

Ludwig Winkler, CEO InfoTip

InfoTip – Ein kompetenter Salesforce Partner

Bei InfoTip dreht sich alles um die Digitalisierung von Serviceprozessen. Mit vielfältigen Produkten und Dienstleistungen gestaltet das Unternehmen den Service seiner Kunden sowohl effizient als auch transparent und koordiniert seit über 25 Jahren erfolgreich Servicefälle aller Art.

Als zertifizierter Salesforce Consulting Partner betreut InfoTip zudem individuelle und auf den Kunden zugeschnittene Projekte in den Bereichen Salesforce Sales, Service und Field Service.

Mehr Informationen unter: www.infotip.de

Ziel der Implementierung von JustOn Billing & Invoice Management in die Salesforce-Umgebung des Unternehmens SAM Standards and More… war es, die Abrechnungsprozesse zu automatisieren, um Fehler zu reduzieren und die Effektivität zu erhöhen. Der JustOn-Partner InfoTip setzte dieses Projekt sehr erfolgreich um.

Die Erfolgsgeschichte von SAM, InfoTip und JustOn

Kundenprofil

 

Kunde:SAM Standards & More GmbH
Branche:Softwaredienstleistungen/ Bildung
Hauptsitz:Neuried
Geschäftsmodell:Abrechnungen von Subscriptions, Beratung und Einmalkäufen
Softwarelösungen:JustOn Billing & Invoice Management
Nutzung seit:2023
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Unsere Herausforderungen bei der Gestaltung unseres Rechnungsprozesses waren vielfältig: verschiedene Währungen, Steuersätze und Länder, abweichende Laufzeiten und eine Vielzahl von Produkten in vielen Varianten. Zudem wollten wir für die Abrechnung einen direkten Übergang vom Vertriebsteam sowie ein ausführliches Forecasting und Reporting.

Timo Kandler, CEO SAM

  • Herausforderungen

    • Einführung von Salesforce CRM als Kundenmanagement-System
    • Digitalisierung des gesamten Abrechnungsprozesses in Salesforce CRM – vom VAT-Check über automatisch generierte Rechnungen und Mahnungen bis zur erfolgten Zahlung
    • Abbildung von wiederkehrenden und einmaligen Zahlungen für Lizenzen, Softwareservices und Beratung
    • Steuerkonformität Deutschland und EU, Mehrsprachigkeit und Währungswechsel

  • Lösungen

    • Implementierung von Salesforce CRM durch Salesforce-Partner InfoTip
    • Implementierung und Konfiguration von JustOn Billing & Invoice Management durch InfoTip
    • Abbildung des Geschäftsmodells in JustOn Billing & Invoice Management
    • Installation des automatischen VAT-Checks
    • Automatische Erstellung, Versand und Archiv von Rechnungen und E-Rechnungen
    • Automatische Erstellung, Versand und Archiv von Mahnungen
    • Internationalisierung durch Kalkulation verschiedener Steuersätze, Rechnungs-Templates in mehreren Sprachen sowie Abrechnung in unterschiedlichen Währungen

Komplexes Geschäftsmodell als Basis der Automatisierung

Im ersten Schritt gilt es dabei immer, das Geschäftsmodell adäquat abzubilden. Als Medienunternehmen folgt SAM einem Geschäftsmodell, das unterschiedliche Leistungen kombiniert: Zum einen rechnet SAM jährliche oder mehrjährliche Lizenzen über Subscriptions ab. Diese Lizenzen erlauben es den Kunden, Zugriff auf Datenbanken mit Fachpublikationen erhalten.

Zum anderen können Kunden über einmalige Aufträge Software- oder Beratungsdienstleistungen in Anspruch nehmen. Diese Kombination lässt sich als Abrechnungsszenario über JustOn Billing & Invoice Management ideal abbilden.

VAT-Check – Validierung der Mehrwersteueridentifikationsnummer

SAM nutzt als Kunde einige Hauptfunktionen der Software JustOn Billing & Invoice Management. Der über InfoTip konfigurierte Prozess beginnt mit der automatischen Validierung der Mehrsteueridentifikationsnummer über das europäische System MIAS.

Nach der Überprüfung der Mehrwertsteueridentifikationsnummer startet der eigentliche Rechnungsprozess.

Rechnungen und E-Rechnungen

Über JustOn Billing & Invoice Management erstellt, versendet und archiviert SAM automatisch Rechnungen und E-Rechnungen. In diesem Prozess werden unter anderem Teilgutschriften, Stornos und Discounts berücksichtigt.

Da SAM sowohl mit Unternehmen als auch mit Forschungsinstituten zusammenarbeitet, integrierte InfoTip auch die Funktion zum E-Invoicing. E-Rechnungen (im Format XRechnung) werden generiert, verteilt und archiviert. Bereits heute sind E-Rechnungen für Geschäfte mit dem zweiten Kundensegment notwendig und sie werden ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend.

Unterstützung der Internationalität

Um den Anforderungen eines international handelnden Unternehmens gerecht zu werden, implementierte unser Partner InfoTip die Funktion zum Währungswechsel, (multi currency), um SAM beim Kauf und Verkauf von Zugriffsrechten in unterschiedlichen Währungen zu unterstützen.

Im System wurden zu diesem Zweck außerdem Rechnungs-Templates im Corporate Design in deutscher, englischer und italienischer Sprache hinterlegt.

Eine weitere Herausforderung im internationalen Handel liegt in der Steuerkonformität. Durch die automatische Anwendung von Steuersätzen in JustOn Billing & Invoice Management ist steuerkonforme Abrechnung für das Unternehmen innerhalb Deutschlands, innerhalb der EU und außerhalb der EU garantiert.

Automatischer Mahnprozess und Prüfung des Zahlungseingangs

Im Abrechnungsprozess von SAM schließt sich der Mahnprozess für offene Zahlungen an das Rechnungsmanagement an. Über den automatischen Mahnlauf werden Mahnungen im Corporate Design und mit vordefinierten Mahnfristen und -stufen generiert, versandt und archiviert.

Im Mahnlauf sowie der Überprüfung des Zahlungseingangs werden wiederum die unterschiedliche Währungen berücksichtigt. Mit der Prüfung der eingegangenen Zahlungen ist der Prozess abgeschlossen.

Wir konnten durch die Erfahrung von InfoTip fast all unsere Prozesse umsetzen und den Ablauf so gestalten, dass wir auch mit einer Professional Edition von Salesforce - ohne Schnittstellenfunktion – all unsere Möglichkeiten und Varianten in einem System abbilden konnten. Gemeinsam fanden wir kreative Ansätze und Lösungen, um alle notwendigen Punkte zu erfüllen.

Timo Kandler, CEO SAM

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  • Alle Vorteile auf einen Blick

    • ✓ Standardisierung der Prozesse
    • ✓ Reduktion von Fehlern und Zeitaufwand
    • ✓ Alle Prozesse auf einer Plattform – Salesforce
    • ✓ Automatisierung des gesamten Abrechnungsprozesses
    • Stärkung der internationalen Ausrichtung des Unternehmens

Diese Medienunternehmen nutzen JustOn-Produkte

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Facelift rechnet seit 2013 erfolgreich mit JustOn ab

Facelift rechnet seit 2013 erfolgreich mit JustOn ab

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We are happy with JustOn! We use JustOn to invoice our customer projects which are based on time and material contracts. The invoices are automatically created based on the agreed hourly rate and the time sheet for the project. We selected the JustOn solution as it allows us to issue combined invoices for our project and subscription based business.

Teja Töpfer, CEO Facelift

Facelift macht Social-Media-Marketing einfach besser

 

Die Facelift brand building technologies GmbH ist mit über 300 Angestellten und mehr als 2.000 Kunden EMEAs führender Anbieter für Social-Media-Marketing-Technologien. Für den erfolgreichen Einsatz der sozialen Medien bietet das Unternehmen die All-in-one Lösung: Facelift Cloud.

Über dieses Tool können Nutzer ihre tägliche Social-Media-Arbeit, die über eine Vielzahl von Plattformen, Logins, Usern, Daten, Inhalten, Workflows, Aktionen, Berichten und Anforderungen organisiert wird, enorm vereinfachen. Mit Facelift wird digitales Marketing erfolgreicher und transparenter.

Weitere Informationen: https://www.facelift-bbt.com

Kurzprofil

Kunde:Facelift
Branche:SaaS
Hauptsitz:Hamburg (D)
Geschäftsmodell:Mix: einmalige Kosten und Subscriptions
Softwarelösung:JustOn Billing & Invoice Management
PRO Edition
Nutzung seit:2013

Im Salesforce-System ohne Medienbrüche

2012 wird Facelift gegründet und mit den ersten Kunden stellt sich die Frage nach der Verwaltung und Organisation der Kundendaten. Schnell entscheiden sich die Facelift-Gründer Teja Töpfer und Benjamin Schroeter dafür, ihre Kundenbeziehungen über Salesforce CRM zu organisieren und so einen Großteil ihrer Geschäftsprozesse zu automatisieren. Zum gleichen Zeitpunkt wurde deutlich, dass das rasche Wachstum und die damit zunehmende Kundenzahl es kaum erlauben werden, Rechnungen weiterhin manuell zu schreiben, zu versenden und zu archivieren.

Daniela Wintjen

Mit der steigenden Anzahl von Rechnungen kamen wir ganz schnell an eine Grenze. Die Rechnungserstellung dauerte viel zu lang und die manuelle Übernahme von Daten war unglaublich fehleranfällig. Erschwerend kam hinzu, dass wir von Anfang an einen Mix aus Einmalkäufen und Abo-Modell abrechneten. Also einfach so Rechnung raus, war nicht.

Daniela Wintjen, Manager Finance Process and Operations bei Facelift

Abrechnung eines komplexen Preismodells

Wie viele Unternehmen der Subscription Economy war Facelift auf der Suche nach einer flexiblen und einfachen Rechnungslösung, in der sich dieses Geschäftsmodell ideal abbilden und über einen Rechnungslauf schnell abrechnen lässt. Marco Wittig, Inhouse Salesforce Consultant, berichtet: „Die Entscheidung für JustOn fiel der Geschäftsführung leicht, zumal es zu diesem Zeitpunkt nur sehr wenige Lösungen gab, die diese Funktionalität boten und nativ in Salesforce eingebunden waren.“ Ein Jahr nachdem Facelift Salesforce eingeführt hatte, wurde der erste Rechnungslauf in JustOn Billing & Invoice management ausgelöst.

  • Warum JustOn?

    • ✓ JustOn Billing & Invoice Management ist nativ auf Salesforce entwickelt: Das versprach eine problemlose Integration in das bereits genutzte Salesforce CRM.
    • ✓ JustOn bietet steuerkonforme Abrechnung: Als deutscher Anbieter gewährleistet JustOn, den komplexen Anforderungen des deutschen Steuersystems zu entsprechen.
    •  JustOn Billing & Invoice Management rechnet alles ab: Über JustOn lässt sich jedes Geschäftsmodell abbilden und abrechnen – egal, ob es auf Subscriptions, Verbrauchsdaten oder Einmalverkäufen basiert.
    • ✓ Bei JustOn stimmen Preis und Leistung: JustOn automatisiert alle Rechnungsprozesse zu einem angemessenen Preis.

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Die ideale Lösung für die Abrechnung von Abonnements

Seit 2012 rechnet Facelift über JustOn ab. Marco Wittig berichtet: „Der Implementierungsprozess verlief reibungslos. Da JustOn nativ in Salesforce entwickelt wurde, haben unsere Anwender gar nicht das Gefühl, in unterschiedlichen technischen Lösungen unterwegs zu sein.“ Momentan befassen sich drei Facelift-Mitarbeiter aktiv mit der Abrechnung und 35 weitere Mitarbeiter verfügen über Read-only-Lizenzen, die es dem Sales Department sowie den Account Managern erlaubt, Einsicht in die Verträge und Rechnungen der Kunden zu nehmen. Eine ideale Lösung für das Management von Kundenbeziehungen.

 

Auch Daniela Wintjen, die selbstverständich Full access user ist, bekommt durch den automatisierten Abrechnungsprozess immer wieder bestätigt, dass JustOn gerade für die Abrechnung von Abonnements bzw. Subscriptions die richtige Lösung ist: „Es ist so einfach, unsere wiederkehrenden Leistungen, wie Lizenzen für die Facelift Cloud, direkt mit unseren One-off-Leistungen abzurechnen.“ Das Programm lässt sich außerdem so flexibel konfigurieren, dass auch unterschiedliche Abrechnungsintervalle nicht zur Herausforderung werden. Für Daniela ist das insgesamt ein gewaltiger Qualitätssprung: „Früher hinterlegten wir lediglich die manuell in Word erstellten Rechnungen amAccount unserer Kunden. Jetzt werden die Rechnungen automatisch aus den relevanten Kunden- und Vertragsdaten erstellt. Das ist natürlich eine große Erleichterung.“

Bei Facelift werden Rechnungen für Einmalkäufe direkt aus der Opportunity generiert und versandt. Für Facelift Cloud Verträge als wiederkehrende Abrechnungen nutzt Facelift das Subscription-Modell und den JustOn-Rechnungslauf. Nach Versand der Rechnungen behalten JustOn-Anwender die Übersicht über das Zahlungsverhalten ihrer Kunden. Durch den automatischen Mahnprozess gewinnt Facelift erneut viel Zeit, die in andere Prozesse oder andere Projekte gesteckt werden kann. Insgesamt konnte Facelift durch die Einführung von JustOn nur profitieren: Trotz schnellem Wachstum und einer ständig steigenden Anzahl an monatlichen Rechnungen ist der personelle Aufwand nahezu konstant geblieben.

  • Alle Vorteile auf einen Blick

    • ✓ Salesforce-Integration: alle Kunden- und Vertragsdaten in einem System
    • Schnellere Rechnungsstellung durch größeren Automatismus bei der Generierung
    • ✓ Automatischer Rechnungsversand per E-Mail
    • ✓ Automatischer Mahnprozess
    • ✓ Differenzierung der Lizenzen in Full Access User und Read Only User macht den Zugriff mehrerer Abteilungen möglich
    • ✓ Konstanter personeller Aufwand trotz Wachstum

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Quo vadis Facelift & JustOn?

Marco Wittig sieht optimistisch in die Zukunft mit JustOn: „Wir wachsen schnell und haben mit JustOn eine gute und vor allem skalierbare Lösung gefunden, die dieses Wachstum bestmöglich unterstützt. In naher Zukunft werden wir gemeinsam mit JustOn die Anbindung an Banken prüfen und bestenfalls umsetzen. Ein etwas größeres Zukunftsprojekt, wird die Integration in unser ERP-System Simba werden. Das allerdings würde den Automatisierungsgrad bei Facelift erneut enorm erhöhen.“

Marco Wittig

JustOn ist ein großartiges Tool, mit dem wir all unsere Vertrags-, Rechnungs- und Mahnprozesse wunderbar abwickeln können. Dank der nativen Integration in Salesforce erreichen wir einen sehr hohen Automatisierungsgrad und können zudem die Vertrags- und Rechnungsdaten, dank der Read-only-Lizenzen, leicht anderen Kollegen zur Verfügung stellen. Bei unserem schnellen Wachstum haben wir mit JustOn eine skalierbare Lösung gefunden, die uns bestmöglich dabei unterstützt.

Marco Wittig, Inhouse Salesforce Consultant bei Facelift

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Brunswick News – kanadisches Medienunternehmen rechnet Marktplatzszenario ab

Brunswick News – kanadisches Medienunternehmen rechnet Marktplatzszenario ab

Excellent product - Excellent support - Completely Happy. We have been using JustOn as our billing platform for 6 months now and it has performed excellent. We run approximately 2,000 invoices per week with complex tax configurations. The app is flexible, fully configurable, and as solid as they come. It is what you expect and need from a billing solution.

Eric Falkjar, Brunswick News

Die Erfolgsgeschichte von Brunswick News und JustOn

Kundenprofil

Kunde:Brunswick News
Branche:Media & Publishing
Hauptsitz:Toronto, Canada
Geschäftsmodell:Marktplatz – Veröffentlichungen, Werbung, Subscriptions
Softwarelösung:JustOn Billing & Invoice Management
Nutzung seit:2018
  • Herausforderungen

    • Digitalisierung des gesamten Abrechnungsprozesses in Salesforce: Rechnungsmanagement, Mahnwesen und vorbereitende Buchhaltung
    • Abbildung von einmaligen und wiederkehrenden Zahlungen für Veröffentlichungen und Werbung
    • Steuerberechnung für den nordamerikanischen Raum
    • Integration eines Payment Providers

  • Lösungen

    • Implementierung von JustOn Billing & Invoice Management in Salesforce CRM
    • Abbildung des Geschäftsmodells inklusive des automatischen Anlegen von Subscriptions für verschiedene Abonnententypen
    • Integration von AvaTax zur automatischen Steuerberechnung für Nordamerika (USA, Kanada)
    • Integration einer Payment Page für Payment Service Provider PayWay

My compliments to the developers. But what makes the app a more complete solution is the support that we have received from the Vendor. Each and every interaction with everyone on their team has been five stars. Questions are answered quickly, and the JustOn team often comes up with creative recommendations which we did not think of. I’m very impressed. Thank you for being such a great partner.

Eric Falkjar, Brunswick News

  • Vorteile auf einen Blick

    • ✓ perfekte Integration in Salesforce-CRM
    • ✓ automatisierte Abrechnung und Mahnung
    • Anpassung an komplexe Steuerkonfigurationen
    • ✓ flexible, solide und vollständig konfigurierbare Applikation
    • ✓ professioneller, kreativer und schneller Support

Diese Onlinehändler nutzen JustOn-Produkte

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Ladenzeile rechnet erfolgreich Online-Shopping-Lösung ab

Ladenzeile rechnet erfolgreich Online-Shopping-Lösung ab

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Excellent product and support. The billing automation of JustOn is capable to realize all our changing requirements and helps us continuously develop our Finance processes further. Existing workflows were easily automated and processes became much leaner and efficient.

Philipp Appelt, Director Finance at Ladenzeile

The way to successful online shopping

Ladenzeile, ehemals Visual Meta, ist einer der Marktführer für die Erstellung und das Management erfolgreicher Online-Shopping-Lösungen. Gegründet im Jahr 2009, kann Ladenzeile auf die bewährten Strukturen eines etablierten Unternehmens zurückgreifen und gleichzeitig die Leidenschaft und Flexibilität eines Start-Ups bewahren. Die ausgeklügelten Tools und Technologien ermöglichen virtuelle Marktplätze in 13 verschiedenen Ländern.

Die Online-Shopping-Portale LadenZeile und ShopAlike bieten den Besuchern Millionen von Produkten in tausenden von Online-Shops. Eine schnelle und unkomplizierte Suche ermöglicht es den Besuchern, bequem auf einer Seite die Angebote verschiedener Online-Shops zu durchsuchen und dann das gewünschte Produkt in einem der angeschlossenen Shops zu kaufen. Millionen von Kunden aus 13 Ländern Europas sind bei diesen Online-Shopping-Portalen nicht nur zu Hause, sondern auch mobil unterwegs. Um diesen Nutzern ein perfektes Einkaufserlebnis zu bieten, bietet Ladenzeile wir eigene Apps sowie optimierte Webseiten für alle gängigen Geräte an.

Mehr Informationen: https://www.ladenzeile.de

Die Erfolgsgeschichte von Ladenzeile und JustOn

Kundenprofil

Kunde:Ladenzeile
Branche:E-Commerce
Hauptsitz:Berlin (D)
Geschäftsmodell:Mix: Vebrauchsdaten und einmalige Verkäufe
Softwarelösung:JustOn Billing & Invoice Management
Nutzung seit:2015
  • Herausforderungen

    • Digitalisierung des gesamten Abrechnungsprozesses in Salesforce: Rechnungsmanagement, Mahnwesen und Banking
    • Abbildung von einmaligen und wiederkehrenden Zahlungen für Produkte
    • Schaffung einer Möglichkeit zum Bankdatentransfer
    • Datentransfer in zweites CRM-System

  • Lösungen

    • Implementierung von JustOn Billing & Invoice Management in Salesforce CRM
    • Abbildung des Geschäftsmodells inklusive VAT- und Bankdaten-Check
    • Automatisches Anlegen von Subscriptions für wiederkehrende Abrechnung
    • Integration Payment Provider
    • Implementierung von JustOn Cash Management

Due to perfect integration into Salesforce, we were able to strengthen our cross-departmental activities between Sales and Finance. Big advantage is the possibility to customize the system in every direction which is needed. Finally my team members enjoy working with JustOn as it is very user-friendly and intuitive.

Philipp Appelt, Director Finance at Visual Meta

  • Vorteile auf einen Blick

    • ✓ perfekte Integration in Salesforce-CRM
    • ✓ automatisierte Abrechnung und Mahnung
    • ✓ flexible Anpassung an Unternehmensbedürfnisse
    • ✓ direkte Anbindung an Banken
    • ✓ benutzerfreundliche und intuitive Bedienung

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