Aufbau einer öffentlichen Endanwender- und Administrator-Dokumentation

 

Förderantrag Innovatives Personal – Vorhabenbeschreibung

PROJEKT – SCHWERPUNKT

Aufbau einer öffentlichen Endanwender- und Administrator-Dokumentation für die Rechnungslösung JustOn

FÖRDERUNG

Unterstützung durch Mittel aus dem ESF und zusätzlichen Mitteln des Freistaats Thüringen

Beschreibung des Unternehmens mit derzeitigem Leistungsprofil

 

JustOn1 ist ein in Jena gegründetes und ansässiges IT-Unternehmen, das mit seiner Software Abrechnungsprozesse in Unternehmen automatisiert und verbessert. Seit der Gründung im Jahr 2010 hat sich das Unternehmen sehr positiv entwickelt. JustOn ist von einem Beratungsunternehmen, das Dienstleistungen rund um die Software-Entwicklung anbietet, zu einem Produktunternehmen gewachsen.

Im Jahr 2013 wurde die im Haus entwickelte Software JustOn2 veröffentlich und wird seither kontinuierlich weiterentwickelt. Die Software wird als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud angeboten.

Weltweit hat JustOn derzeit 75 Kunden, die mit JustOn in der Lage sind, ihre Produkte und Services effektiv abzurechnen. Traditionelle, bestellungszentrierte Abrechnungssysteme sind oft nicht in der Lage die Funktionen, Flexibilität und Agilität zu bieten, die notwendig sind, um wiederkehrende Abrechnungen und Zahlungen abzuwickeln. JustOn transformiert die Abrechnungsprozesse seiner Kunden in eine cloud-basierter, elektronischer Rechnungslegung (E-Invoicing) und wiederkehrender Rechnungslegung.

Im Bereich Forschung und Entwicklung werden bei JustOn Grundlagen geschaffen, welche die Zukunftsfähigkeit der Software sicherstellen. Dabei entstehen Erweiterungen zum Kernprodukt, die z.B. die bessere Integration in andere Programme ermöglichen. Von besonderem Interesse sind die Integration in Buchhaltungs- und Zahlungssoftware.

In Zusammenarbeit mit der DATEV eG (Nürnberg) ist Ende 2016 eine Buchhaltungsapplikation für die Verbindung von Salesforce.com und der DATEV-Plattform Unternehmen Online entwickelt worden. Diese Produktinnovation wird im Rahmen der CeBit, der größten Messe für digitales Business, im März 2017 in Hannover präsentiert.

 

Darstellung der überregionalen Bedeutung des Projektes

 

JustOn entwickelt und vermarktet seine Software auf Basis der Cloud-Plattform des weltweit fünftgrößten Software-Unternehmens Salesforce.com3.

Dadurch hat JustOn Zugang zu ca. 150.000 Unternehmenskunden weltweit. Mit Verizon/AOL und Christie’s Real Estate konnten bereits erste Großkunden in den USA gewonnen werden. Durch eine Vertriebspartnerschaft konnten im Geschäftsjahr 2016 Neukunden im französischen Markt gewonnen werden.

Die Software JustOn sowie alle dafür entstehenden Erweiterungen sind für den internationalen Einsatz ausgelegt. Es ist eine Stärke und Alleinstellungsmerkmal der Software von JustOn, dass sie im internationalen Kontext eingesetzt werden kann und dass spezifische Anforderungen für international tätige Unternehmen in der Software abgebildet sind.

Die Stärke von SaaS Ansätzen zeigt sich auch in der oftmals leichten Konfiguration solcher Lösungen und deren Integration in bestehende Systemlandschaften. Eine ausführliche und leicht verständliche Dokumentation ist hierfür unabdingbar. Das beantragte Projekt hat daher zum Ziel das Kernprodukt JustOn mit einer umfangreichen, öffentlichen Dokumentation zu untersetzen. Dabei soll auf die unterschiedlichen Zielgruppen der Nutzer, d.h. (a) Endanwender, die die Software als Arbeitsmittel verstehen und nutzen wollen, und (b) die Administratoren oder Partner, die die Software konfigurieren oder für ihre Geschäftsanforderungen einrichten wollen, eingegangen werden. Die Dokumentation soll damit Kunden und Partner in die Lage versetzen, schneller ihre Rechnungsspezifik mit JustOn abzubilden.

Einordnung der Tätigkeit und der fachlichen Qualifikation des Innovativen Personals

Der einzustellende Mitarbeiter ist ausgebildeter Übersetzer für Russisch und Spanisch mit Diplom-Hochschulabschluss der Universität Leipzig. Nach einer fünfjährigen Tätigkeit als selbstständiger Übersetzer und Sprachentrainer wechselte er im Jahr 2000 in die IT-Branche.

Bei einem führenden Anbieter für E-Commerce Lösungen war er für die Entwicklung, Redaktion, Pflege und Herstellung von Software-Dokumentation für Endnutzer, Administratoren und Entwickler zuständig. Daneben zählte die Übersetzung/Lokalisierung der Dokumentation und Software-Oberflächen sowie die Entwicklung und Pflege von Terminologiedatenbanken zu seinen Aufgabengebieten. Mit einer Berufserfahrung von nunmehr 16 Jahren auf dem Gebiet der technischen Dokumentation ist er ein ausgewiesener Spezialist und Experte.

Für JustOn ist die Kombination von technischer Redaktion und Lokalisierung sowie die bereits vorhandene Erfahrung im E-Commerce Umfeld hochinteressant, da unsere Software-Lösung Verbindungen zu E-Commerce-Themen aufweist und das internationale Kundenportfolio frühzeitige Lokalisierungsthematiken mitsichbringt. Desweiteren ist ihm bereits das textuale Spannungsfeld von multiplen Nutzergruppen bekannt, welches sich in ähnlicher Weise auch bei JustOn darstellt. Auf Basis dieser Erfahrung glauben wir auch mit Hilfe der Dokumentation schneller Kunden gewonnen und auch gehalten werden können. Hierdurch kann sich JustOn einen entscheidenden Baustein zur schnellen Einführung seiner Software-Lösung, und damit einen Wettbewerbsvorteil, erarbeiten.

 

Beschreibung der zu bearbeitenden F&E-Themen und deren Vermarktung

 

Im beantragten Projekt geht es um die Entwicklung einer Dokumentation für Kunden, Anwender, Administratoren und Partner von JustOn. Dies soll öffentlich zugänglich sein und über API-Schnittstellen direkt ins Produkt integriert werden.

Der einzustellende Mitarbeiter soll hierfür folgende Tätigkeiten übernehmen:

  1. Aufbau einer Dokumentation für Endanwender und Administratoren:
    Die derzeitige Dokumentation genügt lediglich als Informationsbasis für erfahrene Entwickler. Administratoren, d.h. Mitarbeiter unserer Kunden, die die Lösung konfigurieren möchten, oder gar Endanwender, die auf der Suche nach Handhabungsregeln sind, sind damit überfordert. Der Mitarbeiter soll daher die bestehenden Bestandteile qualifizieren, anreichern und so aufarbeiten, dass sie den beiden Zielgruppen gerecht wird.
  2. Auswahl und Konzeption einer öffentlichen Dokumentationsplattform
    Auf Grund seiner langjährigen Erfahrung sind dem Mitarbeiter die unterschiedlichen Sichtweisen auf eine technische Redaktion bekannt. Für SaaS Angebote ist es zwingend nötig selbst die Dokumentation auf skalierbaren, d.h. leicht erweiterbaren, Plattformen öffentlich zur Verfügung zu stellen. Dabei ist eine Arbeitsroutine zu entwickeln, die zukünftige Erweiterungen der Funktionen der Software und damit der Dokumentation prozessual abbildet.
  3. Lokalisation
    Die bisherigen Dokumentationsbestandteile liegen lediglich in englischer Sprache vor. Neben dem deutschen Heimatmarkt, gibt es u.a. starke Kundenzuwächse im französischen Markt. Der Mitarbeiter soll die technische Redaktion um den Bestandteil der Lokalisation erweitern. Zu seinen Aufgaben gehört dabei auch die inhaltliche Übersetzung.
  4. Handbuch für GoBD Zertifizierung
    JustOn ist bestrebt seinen Kunden höchste Standards für die Abwicklung von Rechnungen und verbundenen Dienstleistungen zu liefern. Neben Zertifizierungen, die diese Standards garantieren, sollen Kunden auch Handbücher zur Verfügung gestellt werden, die z.B. die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in unserer Softwarelösung dokumentieren.

Angaben zum bisher eingesetzten Personal und Begründung des zusätzlichen Bedarfs

 

JustOn beschäftigt derzeit neben dem geschäftsführenden Gesellschafter ein kleines Team aus Software-Entwicklern und Mitarbeitern im Customer Care/Support. Die fehlende Endanwenderdokumentation erschwert derzeit das Wachstum, da vermehrt wiederkehrende Kundenanfragen nur unzureichend dokumentiert sind und daher weiterhin individuell abgearbeitet werden müssen. Darüberhinaus können erfahrende IT-Anwender unter unseren Neukunden im Sinne des self-service Ansatzes derzeit nur unzureichend unterstützt werden.

Die Erarbeitung eines Dokumentationskonzeptes sowie der Umbau der bestehenden Bestandteile ist langwierig, detailorientiert und reduziert erheblich die Ressourcen des bestehenden und nicht dafür ausgebildeten Teams. Das Innovative Personal soll dabei helfen, den gesamten textualen Software-Auftritt so aufzubauen, dass Kunden in die Lage versetzt werden eigenständiger mit dem Produkt umzugehen. Seine Erfahrung in diesen Bereichen soll helfen, die Anwendung vermarktungsfähiger zu gestalten und damit neue Kunden zu erschließen.

 

Erwartungen des Antragstellers zu Veränderungen (Zielstellung)

 

JustOn ist überzeugt, dass der Mitarbeiter eine Lücke zwischen Produktentwicklung und Kundensupport, durch die Erarbeitung einer geeigneten öffentlichen Dokumentation schließen wird .

Es wird erwartet, dass der Mitarbeiter seine Aufgaben selbstständig und eigenverantwortlich organisiert. Vielmehr wird gewünscht, dass der Mitarbeiter im Rahmen seines Arbeitsgebietes, neue bisher nicht identifizierte Aufgaben selbst findet und diese möglichst löst.

Hierbei ist wichtig, dass das Innovative Personal als Teamplayer agiert, da technische Redaktion sowohl im Entwicklungsprozess, d.h. in Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam, als auch im Kundensupport verhaftet ist. Nur über die Integration der verschiedenen Sichtweisen kann die Aufgabe erfolgreich zum Abschluss gebracht werden.

Als Ziel für den Zeitraum von zwei Jahren, wird die erfolgreiche Erarbeitung und das erfolgreiche Hosting der Endanwender- und der Administratoren-Dokumentation auf einer neuen, noch zu wählenden, Plattform formuliert. Der Mitarbeiterin soll dies wesentlich durch seine Tätigkeit im Unternehmen vorantreiben.

Durch dieses Ziel kann der Umsatz von JustOn steigen, da wir eine erhöhte Anzahl von Neukunden auf unserer Lösung in Betrieb nehmen können sowie die Betreuung von Bestandskunden mit dem bestehenden Team sicherstellen können.

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1 Die JustOn GmbH wurde im Jahr 2010 als OnCommerce GmbH gegründet. Im Rahmen der strategischen Positionierung der Firma im internationalen Marktumfeld wurde der Name im Juni 2016 in JustOn GmbH geändert.
2 Firmenname und Produktname sind bewusst gleich gewählt. Dies vereinfacht die Vermarkt z.B. in transatlantischen Märkten.
3„Salesforce.com ist ein internationaler Anbieter von Cloud-Computing-Lösungen für Unternehmen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in San Francisco (USA) stellt Geschäftsanwendungen für Unternehmen zur Miete über das Internet zur Verfügung. Salesforce.com versteht sich als Anbieter von Software as a Service und Platform as a Service und ist vor allem auf Kundenbeziehungsmanagement (CRM) für Unternehmen jeder Größe spezialisiert.“ (Quelle: Wikipedia, 16.01.2017)